7 kwietnia wchodzą w życie przepisy o pracy zdalnej. To musi wiedzieć pracodawca i pracownik

Pracodawca może ponadto ustalić z pracownikiem zasady wykorzystywania przez niego materiałów i narzędzi pracy niezapewnionych przez pracodawcę. Za wykorzystanie tych narzędzi i materiałów pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Obowiązek pokrycia powyższych kosztów lub wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.  W przypadku kwoty ryczałtu pracodawca bierze pod uwagę przewidywane narzędzia i materiały pracy oraz deklarowaną przez pracownika liczbę godzin pracy zdalnej, jednak nie ma wymogu uzgodnienia jego wysokości pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Pracodawca nie ma obowiązku pokrywania innych kosztów pracy, niż niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, może to jednak zrobić na podstawie porozumienia, polecenia lub regulaminu pracy zdalnej. Jest to zależne od jego dobrej woli. Pracodawca ma obowiązek stosowania raz ustanowionych przez siebie zasad, a ich zmiany może dokonać jedynie zgodnie z przepisami w drodze zmiany porozumienia, polecenia lub regulaminu.

Zakaz dyskryminacji

Na pracodawcę został nałożony również zakaz dyskryminacji pracownika z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy. Ponadto pracodawca ma obowiązek umożliwić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

BHP

Pracodawca nie został zwolniony z obowiązków zapewnienia odpowiednich warunków bezpieczeństwa i higieny pracy w stosunku do pracownika wykonującego pracę zdalną. Kodeks pracy przewiduje jednak wyłączenia niektórych przepisów ze względu na rodzaj oraz specyfikę pracy. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej, zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego. Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

Ochrona danych osobowych

Pracodawca został także zobowiązany do określenia procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia pracowników w tym zakresie. Pracownik wykonujący pracę zdalną ma potwierdzić w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z ww. procedurami oraz jest obowiązany do ich przestrzegania.

Ustawa nie daje jednak dalszych wskazówek w zakresie procedur ochrony danych osobowych. Ich ustanowienie będzie zależne od zakresu obowiązującej Polityki Ochrony Danych Osobowych u pracodawcy. Jeżeli tego rodzaju zapisy są już w niej zamieszczone, wystarczające będzie sporządzenie wyciągu lub przypomnienie pracownikom obowiązujących już procedur. Jeżeli natomiast zakres ten nie jest wystarczająco uregulowany, pracodawca będzie musiał sporządzić dokumentację i przedstawić ją pracownikom.

Obowiązki pracownika - praca zdalna

Nowelizacja nakłada również pewne obowiązki na pracownika. Przede wszystkim pracownik powinien wskazać pracodawcy miejsce pracy zdalnej i uzyskać jego zgodę na świadczenie pracy w tym miejscu. Pracownik jest również obowiązany zapewnić sobie odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej i oświadczyć to pracodawcy. Oświadczenie takie nastąpi odpowiednio we wniosku o pracę zdalną lub w oświadczeniu poprzedzającym wydanie polecenia pracy zdalnej przez pracodawcę. Pracownik organizuje swoje stanowisko pracy zdalnej uwzględniając wymagania ergonomii. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik powinien niezwłocznie poinformować o tym pracodawcę.

Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania. Pracownik powinien również złożyć oświadczenie o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych. Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Pracownik ma także obowiązek wraz z pracodawcą przekazać sobie nawzajem informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą.

Należy pamiętać, że poza powyższymi obowiązkami, pracownicy zdalni mają obowiązek podporządkowania się zasadom wynikającym z regulaminu pracy zdalnej, polecenia, porozumienia czy ustalonym przy zawieraniu umowy o pracę. Będzie się to wiązać m.in. z poddaniem kontroli w zakresie wykonywania pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych w sposób przyjęty u danego pracodawcy.