BMPS 2023. W unikatowym pałacu o tajnikach organizacji biznesowych eventów (foto)

Business Meeting Planner Summit 2023

Podczas tegorocznego wydarzenia goście wzięli udział w różnorodnych panelach, które dotyczyły istotnych zdaniem spraw i procedur związanych z organizacją wydarzeń: zaangażowania, projektowania i planowania. Wydarzenie prowadził w roli hosta Miłosz Stanisławski, przedstawiając kolejno prelegentów: Barbara Świderska, Krzysztof Celuch i Piotr Bucki.

Przeczytajcie relację organizatorów:

Prelegenci konferencji

Często na końcu wydarzenia dziękuje się parnterom i zaangażowanym podmiotom, Basia podziękowała za to w pierwszej kolejności. Wiemy wszyscy ile wysiłku ludzi sceny, kreacji, komunikacji jest włożone w każde wydarzenie.

Krzysztof Celuch - jako naukowiec - nie miał innego wyjścia, jak zaprosić obecnych do udziału w przedsięwzięciu badawczym. Następnie poprowadził uczestników przez 10 trendów rynkowych, które powinniśmy wziąć pod uwagę w planowaniem wydarzeń na rok 2023.

Piotr Bucki omówił włączenie badań z różnych dziedzin nauki, takich jak psychologia i socjologia, do konstruowania wydarzeń i tym samym generowania zaangażowania wśród ich uczestników.

Łączenie teorii z praktyką podczas konferencji

Głównym celem konferencji było przekazanie uczestnikom wiedzy. Niemniej jednak, jako firma zajmująca się organizacją eventów, chcieliśmy zadbać o to, aby wydarzenie nie tylko dostarczyło uczestnikom faktów i liczb, ale również zapoznało ich z najnowocześniejszymi rozwiązaniami i trendami w organizacji wydarzeń.

Trzy tematy poruszone przez naszych prelegentów - zaangażowanie, projektowanie i planowanie - zostały wprowadzone w życie. Dzięki temu uczestnicy mieli okazję osobiście przekonać się, jak w atrakcyjny sposób można wyprowadzić praktyczne rozwiązania.

Zaangażowanie

Na początku zastosowaliśmy taktykę zaskoczenia. Zespół teatralny został wybrany do przedstawienia rodu Henckel von Donnersmarck - potężnych ziemian i przemysłowców ze Śląska. Naszym celem było stworzenie niezapomnianych wrażeń dla gości i zaangażowanie ich w wydarzenie.

W przerwie między wystąpieniami uczestnicy mieli okazję wziąć udział w jedynej w swoim rodzaju aktywności z aplikacji Tropicel. Ta gra polegała na odkrywaniu różnych aromatów i smaków oraz obrazów, które inspirować miało do podróży. Konkurs w aplikacji przewidywał nagrodę - podwójne zaproszenie na koncert Micheala Buble i nie był to artysta przypadkowy.

Na końcu panel pt. planowanie. Rozmowa moderowana była przez redaktor naczelną Meeting Plannera, Magdalenę Kondas. była częścią konferencji i wzbudziła ogromne zainteresowanie uczestników. Dyskusja toczyła się wokół interaktywnych pytań i odpowiedzi uczestników za pośrednictwem specjalnego programu, co było również sposobem na zachęcenie do większego zaangażowania.

Uczestnicy konferencji mieli możliwość własnoręcznego wykonania bransoletki z jedwabnych nici. Ta część imprezy została zorganizowana tak, aby zagwarantować uczestnikom poczucie, że zrobili coś sami - tak zwany efekt IKEA. Badani i po prostu nasze własne doświadczenia dowodzą, że ludzie bardziej cenią sobie przedmioty wykonane własnoręcznie niż te, które można kupić w sklepie. Dodatkowo, bransoletka ta będzie doskonałą pamiątką z tego wydarzenia.

Projektowanie

Każdy etap Business Meeting Planner Summit 2023 był starannie dopracowany. Poranny posiłek nie tylko zapewniał smakołyki, ale także zawierał ekscytujący element niespodzianki. Przekąski nawiązywały do różnych krajów, takich jak Maroko, Stany Zjednoczone, Portugalia czy Włochy.

Na etapie planowania powstała koncepcja gry interaktywnej. Zapewniła ona nie tylko rozrywkę dla uczestników, ale także umożliwiła nam przeprowadzenie badań. Dzięki grze mogliśmy zaobserwować, że ogromna większość uczestników była skłonna włączyć się do zabawy - imponujące 80%!

Karolina Leszko połączyła fazę projektową z wymiarem doświadczenia, organizując muzyczną ucztę ze swoim zespołem, w skład którego wchodził pianista i kwartet smyczkowy. W przerwach między utworami Karolina zaprezentowała krótki stand-up, choć efekt nie był taki zamierzony. Opowieści przybliżyły gościom historię Karoliny i na pewno rozbawiły uczestników, tworząc skuteczną więź między nią a publicznością.

Planowanie

Całe wydarzenie wymagało od nas nie tylko aktywnego zaangażowania w proces projektowania, ale także solidnego przygotowania. W dużej mierze dotyczyło ono spraw organizacyjnych, takich jak ułożenie elementów składowych konferencji, zaproszenie uczestników i stałe monitorowanie przebiegu wydarzenia.

Uznaliśmy, że najważniejsze jest, aby utrzymać zaangażowanie uczestników, ale nie wyczerpać ich. Aby to zapewnić, regulowaliśmy poziom aktywności tak, aby zachować bezpieczne proporcje między materiałem dydaktycznym a zabawnymi urozmaiceniami.

Przy organizacji każdego eventu korzystamy z naszych dotychczasowych osiągnięć.

I na koniec - aby w przyszłości móc tworzyć jeszcze lepsze konferencje, przeprowadziliśmy wśród naszych uczestników badanie, które pozwoliły nam ocenić m.in. ślad węglowy wydarzenia.

Polecamy się na przyszłość!

Konferencja Business Meeting Planner Summit 2023 okazała się ogromnym sukcesem. Po jej zakończeniu liczni uczestnicy przekazali nam bardzo pochlebne opinie. Na kolejne dni i tygodnie umówione spotkania z nimi pozwolą jeszcze lepiej poznać ich potrzeby i pomóc w projektowaniu wydarzeń naszych klientów. Po raz kolejny udowodniliśmy, że nasze spotkania nie tylko oferują bogactwo wiedzy, ale także tworzą wspomnienia, które pozostaną na długo!

Dla zespołu Dream Events to nie koniec, a jedynie początek. Mamy zaplanowane kolejne wydarzenia (tym razem na zlecenie klientów) i cały nasz zespół jest w nie aktywnie zaangażowany. Zachęcamy do bycia z nami na bieżąco w mediach społecznościowych oraz spotkań z nami w trybie 1:1.

SKRÓT:

Business Meeting Planner Summit 2023 to konferencja, która odbyła się 9 lutego 2023 roku w historycznej posiadłości hrabiego Henckel von Donnersmarck w Nakle Śląskim (aktulnie jest to siedziba Centrum Kutury Śląskiej). Wzięło w nim udział ponad 120 osób, które poszukiwały tajników projektowania i realizacji wydarzeń biznesowych.

Podczas wydarzenia goście uczestniczyli w panelach, które dotyczyły kluczowych aspektów związanych z organizacją wydarzeń. Prelegentami byli Barbara Świderska, Krzysztof Celuch i Piotr Bucki. Konferencja połączyła przekazywanie wiedzy teoretycznej ze sztuką organizacji eventów biznesowych. Oprócz teorii, uczestnicy mieli okazję poznać najnowocześniejsze rozwiązania i trendy w organizacji wydarzeń w praktyce. Między innymi mogli wziąć udział w grze na aplikacji Tropicel, a także wykonać bransoletkę doświadczając tym samym zaangażowania w wydarzenie.

W ramach paneli odbyła się także rozmowa moderowana przez redaktor naczelną Meeting Plannera, Magdalenę Kondas, wzbudzającą duże zainteresowanie. Styl tego panelu również angazował uczestników poprzez interaktyne udzielanie własnych odpowiedzi i opinii na zadane pytania. Celem wydarzenia było nie tylko przekazanie uczestnikom wiedzy, ale również zapoznanie ich z najnowocześniejszymi rozwiązaniami i trendami w organizacji wydarzeń, które agencja Dream Events wdraża w projektach realizowanych na zlecenie swoich klientów.