5 wskazówek, jak zoptymalizować zarządzanie czasem w firmie

Plan artykułu:

1. Na czym polega optymalne zarządzanie czasem w firmie?
2. Narzędzie do optymalizacji czasu pracy – czym jest system RCP?
3. 5 wskazówek, jak zoptymalizować zarządzanie czasem w firmie
4. Zarządzanie czasem: podsumowanie

Na czym polega optymalne zarządzanie czasem w firmie?

Optymalne zarządzanie czasem w firmie to nic innego, jak odpowiednie planowanie i przydzielanie każdemu pracownikowi określonych zadań, z konkretnym terminem realizacji. W praktyce oznacza to, że:

• każdy pracownik otrzymuje swoje zadania i ma określony czas na ich wykonanie;
• terminy realizacji zadań nie nakładają się na siebie i nikt nie czuje się przeciążony pracą;
• wyznaczona osoba – kierownik projektu, manager działu czy specjalista HR – monitoruje realizację zadań na bieżąco, aby nie został przekroczony limit czasowy.

Optymalizacja czasu pracy w firmie to proces ciągły i aby przebiegał bez zakłóceń, wymaga ustalenia spójnych metod, procedur oraz doboru narzędzi, które wesprą jego realizację. Do metod i procedur możemy zaliczyć m.in. rotację zadań pośród członków zespołu oraz przydzielanie odpowiedzialności i delegowanie zadań. Narzędzia, które możemy wykorzystać to m.in. planery prac, harmonogramy, kalendarze, timery, czy systemy RCP – systemy Rejestracji Czasu Pracy.

Narzędzie do optymalizacji czasu pracy – czym jest system RCP?

Każdy z nas korzystał choć raz w życiu z kalendarza, harmonogramu, planera lub timera – nie ma w ich działaniu większej filozofii. Skupmy się więc na bardziej złożonym narzędziu, czyli na tym, czym jest system RCP.

System RCP w uproszczeniu stanowi połączenie dobrego kalendarza z grafikiem pracy i zegarkiem. Pozwala rejestrować czas pracy każdego członka zespołu (funkcja zegarka), kontrolować ilości godzin, które powinny zostać przepracowane (funkcja grafiku pracy) i umożliwiać planowanie oraz organizację pracy (funkcja kalendarza).

Zaawansowane systemy RCP, stosowane w dużych korporacjach, pozwalają pracodawcom monitorować czas pracy pracowników co do minuty. Umożliwiają sprawne zarządzanie wielopoziomową strukturą organizacyjną, a dane o czasie pracy spływają na bieżąco do systemu kadrowo-płacowego firmy, stanowiąc podstawę do naliczania wynagrodzeń pracowników. 

Oprogramowanie dla małych i średnich firm działa na tej samej zasadzie, różnić się może jedynie aspektami technicznymi. Podczas gdy korporacje wykorzystują systemy czytników i kart wejścia / wyjścia oraz inwestują w instalację specjalnej sieci informatycznej, mniejsze firmy – zwłaszcza te, gdzie wdrożono pracę zdalną – korzystają przeważnie z rozwiązań chmurowych.

5 wskazówek, jak zoptymalizować zarządzanie czasem w firmie

Aby zoptymalizować zarządzanie czasem pracy w firmie, możesz wykorzystać 5 poniższych wskazówek.

1. Kiedy planujesz i przydzielasz zadania pracownikom, pamiętaj o ustaleniu odpowiedniego limitu czasowego na ich wykonanie. Limit nie może być zbyt krótki, by nie przeciążyć pracownika, ani zbyt długi, bo obniża to produktywność.
2. Zleć pracownikom konieczność rejestrowania czasu pracy. Czas na realizację projektów dla Klientów powinien być logowany w danych projektach, a czas na zadania pozaprojektowe – osobno. W ten sposób łatwiej będzie Ci obliczyć faktyczny koszt realizacji każdego projektu i zysk z niego.
3. Używaj automatycznych systemów do rejestracji czasu pracy, najlepiej takich, które będą zintegrowane z Twoim oprogramowaniem HR. Możesz wykorzystać system HRM z modułem RCP (np. PeopleTime). Dzięki nim bezbłędnie wyliczysz koszty danego projektu i zweryfikujesz zgłoszone przez pracowników roboczogodziny.
4. Monitoruj realizację projektów na bieżąco, zwłaszcza, jeśli są to projekty długoterminowe. Rozliczaj czas pracy w określonych przedziałach i sprawdzaj, czy nie został przekroczony limit godzin ustalony dla danego Klienta. To pozwoli Ci na lepsze zarządzanie kosztami.
5. Nie zbieraj danych dla idei! Wykorzystanie jakiegokolwiek systemu do rejestracji czasu pracy nie ma sensu, jeśli nie będziesz analizować zebranych danych. Dopiero analiza pozwoli Ci na lepsze zrozumienie dynamiki pracy zespołu. Będziesz w stanie ustalić, jak pracownicy wykorzystują czas pracy, sprawdzisz, kiedy Twój zespół jest najbardziej wydajny oraz co sprawia, że ta wydajność spada. 

Zarządzanie czasem: podsumowanie

Jeśli zespół jest rozproszony lub pracuje całkowicie zdalnie, zarządzanie czasem pracy może być trudne. Trudne, ale nie niemożliwe. Technologia przychodzi nam z pomocą, dostępny na rynku wybór oprogramowania jest szerszy niż kiedykolwiek. Określ, jakiego narzędzia potrzebuje Twoja firma – zwykły timer, moduł w systemie HRM, czy coś „większego” – dla każdej potrzeby znajdzie się odpowiednie rozwiązanie. Potem, wystarczy, że będziesz trzymać się 5 podanych wyżej wskazówek, a optymalizacja czasu pracy w Twojej firmie będzie bezproblemowa i wysokowydajna.