E-faktura w Polsce będzie obowiązkowa. Jest zgoda Komisji Europejskiej

Według zapowiedzi Ministerstwa Finansów, dzięki uzyskaniu zgody Komisji Europejskiej, po oczekiwanej akceptacji przez Radę UE (co powinno nastąpić w ciągu kilku tygodni), wdrożone zostanie powszechne fakturowanie elektroniczne w Polsce. Przedsiębiorcy otrzymają jednak odpowiedni czas na dostosowanie się do nowych rozwiązań.

Karuzele VAT: e-faktura środkiem zapobiegawczym

Prowadzone działania są kluczowe dla jeszcze szybszej i efektywniejszej identyfikacji oszustw podatkowych, zwłaszcza karuzel VAT. Już od 1 stycznia 2022 r. polscy przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF na zasadach dobrowolnych.

Jak jest obecnie – prostsze zasady wystawiania i otrzymywania faktur

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (e-fakturę) z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF jest dobrowolne, dostępne na równi z dotychczasowymi formami fakturowania – w postaci elektronicznej i papierowej.

System KSeF oznacza zmianę procesu wystawiania oraz odbierania faktur. Faktury ustrukturyzowane są sporządzane zgodnie z opracowanym przez Ministerstwo Finansów wzorem faktury w lokalnych programach finansowo-księgowych przedsiębiorców. Faktura po jej wystawieniu jest przesyłana z systemu finansowo-księgowego za pośrednictwem interfejsu (API) do centralnej bazy MF (KSeF), po czym jest dostępna w tym systemie i możliwa do pobrania przez kontrahenta.

E-faktura = szereg korzyści dla przedsiębiorców

Oto korzyści dla przedsiębiorców po wprowadzeniu obowiązku wystawiania faktur elektronicznych:

• Zmniejszenie kosztów – faktury są przechowywane i archiwizowane w systemie KSeF przez 10 lat, nie ma konieczności przechowywania faktur w odrębnych systemach IT przedsiębiorców,
• usprawnienie obrotu gospodarczego – wprowadzenie jednego standardu faktury: zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe = cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur między podatnikami oraz księgowania faktur u podatników,
• zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń – wystawiona faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzację procesów księgowych,
• brak duplikatu faktur – nie ma możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury,
• wgląd w ścieżkę obiegu faktury – pewność, że dotarła do kontrahenta, stała dostępność kontrahenta do faktur w systemie KSeF,
• zwiększenie bezpieczeństwa podatkowego nabywców towarów lub usług,
• jeden stały format faktury z danymi ułożonymi w porządku określonym we wzorze faktury – zredukowanie pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych oraz oszczędność czasu pracowników firm,
• wystawianie faktur ustrukturyzowanych uprawnia podatnika do zwrotu VAT w skróconym o 1/3 terminie – z 60 do 40 dni,
• uproszczenie rozliczania faktur ustrukturyzowanych korygujących in minus: u wystawcy z chwilą jej wystawienia, a u nabywcy, jeśli wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych – z chwilą jej otrzymania w KSeF.

Ponadto przedsiębiorca wystawiający faktury w KSeF nie musi przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te są automatycznie dostępne dla administracji w KSeF.

E-faktura zabezpieczeniem obrotu gospodarczego

Uzyskanie dostępu do KSeF i wystawiania faktur ustrukturyzowanych odbywa się po uwierzytelnieniu podmiotów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub Podpisu Zaufanego – bezpośrednio w KSeF. Zapewnia to bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

Przedsiębiorcy niebędący osobami fizycznymi nie posiadający pieczęci kwalifikowanej mogą uzyskać dostęp do KSeF poprzez złożenie do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia (ZAW-FA) o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF. W ten sposób wyznaczana jest osoba fizyczna, która będzie zarządzać uprawnieniami elektronicznie w systemie. Formularz jest dostępny na stronie www.podatki.gov.pl.

Korzystanie ze środowisk testowych usprawni zmiany

Szczegóły dotyczące KSeF wraz z odpowiedziami na najczęściej pojawiające się pytania przedsiębiorców są dostępne na stronie internetowej.

Dostawcy programów księgowych i finansowych wdrażający do swoich systemów fakturę ustrukturyzowaną mogą korzystać ze środowisk testowych, aby dostosować swoje systemy do wdrażanego rozwiązania. Korzystanie z opcjonalnego KSeF zwiększy komfort przedsiębiorcy w momencie wprowadzenia modelu docelowego, powszechnego, fakturowania elektronicznego w KSeF.

Jaki będzie docelowy KSeF?

KSeF to kolejny etap cyfryzacji usług administracji oraz transformacji cyfrowej Polski.

Docelowo KSeF stanie się jednym z najbardziej zaawansowanych technologicznie narzędzi w Europie w zakresie wymiany informacji o zdarzeniach gospodarczych - czytamy. 

Już na początku 2021 r., prezentując projekt fakultatywny, Ministerstwo Finansów deklarowało zamiar wprowadzenia w drugim etapie modelu obligatoryjnego.

2 sierpnia 2021 r. Polska przekazała do Komisji Europejskiej wniosek o derogację na podstawie art. 395 dyrektywy Rady 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w celu upoważnienia do stosowania środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 tej dyrektywy.

Dziś Komisja Europejska w oparciu o wniosek przygotowała i skierowała do Rady UE projekt decyzji derogacyjnej upoważniającej Polskę do wdrożenia obowiązkowego systemu fakturowania elektronicznego.

W Ministerstwie Finansów trwają prace nad koncepcją biznesową i prawną docelowego KSeF. Założeniem jest jak najpełniejsze wykorzystanie potencjału KSeF w fakturowaniu w zakresie udzielonej Polsce zgody przez instytucje UE.

Uzgodnienie rozwiązań biznesowych i prawnych docelowego KSeF przeprowadzimy w dialogu z biznesem podczas szerokich konsultacji publicznych - zapowiada resort finansów.