Jak odpowiadając na cztery pytania znacznie zwiększyć docieralność informacji?

W codziennym biegu nie zastanawiasz się pewnie, za często, nad znaczeniem tego jak mówisz, jeśli mówisz to „co trzeba”. I tutaj jest pewien psikus. Mówisz to co trzeba według Ciebie, według tego jak to Ty widzisz sprawę, a nawet idąc dalej – jak Ty widzisz Świat.

Wybierzmy się w małą podróż mentalną. Daj sobie na to chwilę...

Przypomnij sobie gdzie się wychowałeś, jacy byli Twoi rodzice, co było dla Was fajne i ważne jako rodziny. Przypomnij sobie szkołę, byłeś dobrym uczniem, takim dla którego szkoła była karą, czy jakim? Przypomnij sobie nauczycieli lubianych przez Ciebie i nie lubianych, ważnych ludzi z tamtego czasu. Przypomnij sobie jak dorastałeś, jak się pierwszy raz zauroczyłeś, albo jak na serio-serio się kłóciłeś, jak przeżywałeś przygody i rozterki młodzieńcze, kto Ci wówczas pomagał, kto był autorytetem i inspiracją. Ilu było takich ludzi w całym twoim życiu? Czego się od nich nauczyłeś? Przypomnij sobie pierwszą pracę, sukcesy i porażki, wyzwania przekute w zwycięstwa i takie które Cię przerastały. Przypomnij sobie co Cię inspirowało, do zmian, do dążenia i porzucania pomysłów. Do zostawania i odchodzenia od ludzi, posad czy różnych grup. Przypomnij sobie sytuacje, które Cię zmieniły.

Przypomniałeś sobie?

W całej tej podróży przez Twoje życie, chodzi o to by zobaczyć, że to wszystko sprawia, że jesteś kim jesteś, że Twoje dotychczasowe wydarzenia, wybory i inspiracje, są bazą tego jak widzisz Świat. Nie ma na świecie drugiego takiego człowieka, którego układanka składałaby się dokładnie z tych samych elementów. Może być jedynie podobny, bardziej albo mniej. Podobny w jednak kategorii sprawa i totalnie innych w następnej. Mamy jednak tendencję, by zapominać o tych różnicach. Szczególnie w pracy, gdzie teoretycznie zgadzamy się z tym jak i kiedy zadania mają być wykonane. Jest to częste dalekie od ideału, właśnie z powodu tych różnic. Inne powody też istnieją, ale zajmijmy się jedną sprawą na raz.
Te różne zasady działania, które mamy non stop ze sobą, różne sposoby patrzenia na Świat powodują, że tak wiele razy delegujemy bezskutecznie.

Przy tak ogromniej ilości zmiennych, które wpływają na to jak widzimy świat, czasem zaskakujące jest wręcz, że w ogóle się dogadujemy.

Tak często w codziennej pracy wpadamy w pułapkę nie sprawdzania jak nasze słowa są rozumiane. Nie sprawdzania co zrozumiał nasz odbiorca. Ta ważna kompetencja to specjalnego rodzaju słuchanie, szkolenie z komunikacji managerskiej zawiera spory kawałek na ten temat.

Dziś chcę pokazać Ci jak odpowiadając na 4 pytania możesz znacznie zwiększyć prawdopodobieństwo że zespół do którego mówisz, zrozumie Twój przekaz i znajdzie w nim elementy, które spowodują że do każdego indywidualnie trafi.

Bierze się to stąd, że jeden ze sposobów porządkowania informacji, u każdego z nas, opiera się na odpowiadaniu na 4 pytania:

1. Co będziemy robić? Co jest celem?
2. Po co / dlaczego to robimy?
3. Jak to się robi? Jak będziemy to robić. Jakie metody, zadania, narzędzia, procedury, etc.?
4. Mogą pojawiać się wówczas, lub po rozpoczęciu działania, pytania typu: Co jeśli? Czyli co robić kiedy nie idzie zgodnie z planem, jak reagować kiedy pojawią się odstępstwa?

Dla niektórych dopiero odpowiedź na ten czwarty rodzaj pozwoli płynnie działać.

Każdy z nas ma inaczej w tej kwestii, poza tym, że musimy wiedzieć co jest do zrobienia. (Punkt 1). Jednak to dopiero początek. Na przykład ja osobiście jestem człowiekiem „na dlaczego”, i jeśli się tego nie dowiem, nie „złapię” dlaczego mam to czy tamto zrobić, to nie robię. Warunkowo jestem w stanie przyjąć tymczasowe wyjaśnienie, typu „odpowiem Ci później, teraz to ważne”. Zawsze to jakieś dlaczego. 

Człowiek "na dlaczego"

Jeden z moich kluczowych współpracowników jest natomiast człowiekiem „na jak”. Mogę mu opisać całą doskonałą koncepcję dlaczego to czy tamto na sens, powołać się na dane – uwielbiane przez ludzi dlaczego. Może to być dla niego bardzo ciekawe, natomiast nie ruszy z niczym, jeśli nie dostanie odpowiedzi – jak to zrobić. Dopiero kiedy widzi mniej więcej jak coś działa, czy jak ma to być, zaczyna działać. Człowiek „na dlaczego”, kiedy wie dlaczego, to od razu wie jak, a przynajmniej ma motywację aby szukać i znajduje.

Kiedy nauczysz się zawracać uwagę na ten aspekt porządkowania informacji, u ludzi w zespole, łatwiej i szybciej będziesz do nich docierać indywidualnie.

Mówiąc do grupy zawsze użyj wszystkich trzech pierwszych punktów oraz zadaj pytanie o wątpliwości – dając tym samym szansą ludziom „na co jeśli”. Zobaczysz jak ta mała zmiana Ci się opłaci.