W wielu branżach podróże służbowe to codzienność. Pracownicy wysyłani są w delegacje, aby mogli rozpoczynać współpracę między firmami, pozyskiwać nowych klientów, doszkalać się oraz wypełniać kontrakty. O ile ewidencja czasu pracy zatrudnionych, którzy wykonują swoje obowiązki w miejscu pracy jest mniej skomplikowana np. przy jednozmianowym trybie pracy, tak podróże służbowe wymagają precyzyjnych rozliczeń i bardzo dobrej znajomości przepisów. Sprawdź jak powinno wyglądać rozliczenie delegacji?
Według Kodeksu pracy, delegacja to wyjazd pracownika w sprawach służbowych i wykonywanie zadań na polecenie pracodawcy poza miejscem codziennie wykonywanych obowiązków. Zadania służbowe wykonywane są bowiem poza miejscem pracy w wyznaczonym przez zatrudniający podmiot terminie i miejscu. Jeśli pracownik wykonuje swoje obowiązki w siedzibie pracodawcy umiejscowionej na przykład w Warszawie, wyjazd do Łodzi należy traktować jako delegację. Zgodnie z aktualnymi przepisami, z tytułu delegacji pracownikowi przysługują stosowne świadczenia.
Firma poza oczywistą pensją pracownika oraz zapewnieniem mu pokrycia kosztów wyjazdu na delegację, ponosi jeszcze dodatkowe koszty, zarówno z powodu krajowej podróży służbowej pracownika, jak i zagranicznej:
Pracownik może oczywiście starać się uzyskać finansowanie na inne wydatki, które poniósł w trakcie podróży służbowej, a których przed wyjazdem nie uzgodnił z pracodawcą. Zawsze mogą pojawić się niespodziewane obowiązki zapłaty za wykonaną usługę. Takie jednak koszty zależą od odpowiedniego udokumentowania po stronie pracownika oraz co najważniejsze – akceptacji pracodawcy.
Rozliczenie podróży służbowej należy do obowiązków każdego działu kadr oraz pracodawcy, który wysyła zatrudnionego pracownika w delegację. W takim przypadku należy ująć nie tylko podstawowe wynagrodzenie pracownika, ale także dietę oraz pozostałe koszty podróży. Stawki za podróż służbową będą zależeć również od rodzaju delegacji - krajowej lub zagranicznej. Z perspektywy pracodawcy rozliczenie podróży służbowej będzie ważne pod względem podatkowym. Część wydatków związanych z delegacją można ująć w księdze przychodów i rozchodów, kwalifikujące je jako koszt.
W Kodeksie pracy znajduje się zapis mówiący o obowiązku opłacenia pracownikowi kosztów podróży służbowej:
“Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”.
W przypadku delegacji służbowych zazwyczaj rozliczaniem zajmuje się dział kadr. Inaczej wygląda sytuacja w firmach z branży TSL, czyli w transporcie, spedycji i logistyce. Praca zawodowego kierowcy wymaga fachowej wiedzy do rozliczania diet i ryczałtów za noclegi, ponieważ obwarowana jest przepisami prawa, które kierowcy i ich pracodawcy muszą koniecznie przestrzegać. Rozliczanie delegacji w TSL to wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę takich jak np. wyrównanie za czas pracy na terytorium krajów, w których obowiązuje płaca minimalna. Dlatego warto powierzyć rozliczenia delegacji specjalistom z ocrk, czyli firmie świadczącej między innymi outsourcing usług rozliczania czasu pracy kierowców. Przygotowanie rozliczeń i raportów w oparciu o najnowsze przepisy to wartość dodana do każdego przedsiębiorstwa, które często wysyła pracowników na wyjazdy służbowe.
Chcesz dowiedzieć się więcej o rozliczaniu delegacji? Polecamy artykuł "Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych kierowców - dlaczego warto powierzyć je specjaliście?".
Tagi: rozliczenie delegacji
Sejmik Śląski po wyborach 2024: tak oficjalnie wygląda podział mandatów
5243,3 tys. pasażerów postawiło w marcu na Max Bilet Kolei Śląskich
450Na stacje paliw na dobre wróciła drożyzna. "Ryzyko wyższych cen wciąż realne"
395Zakaz handlu w niedziele niszczący dla fotowoltaiki
393OFE czy tylko ZUS? Okno transferowe otwarte, ale tylko do lipca
387Wybory samorządowe 2024. Frekwencja w Śląskiem na godzinę 12.00
+6 / -03,3 tys. pasażerów postawiło w marcu na Max Bilet Kolei Śląskich
+2 / -0Sejmik Śląski po wyborach 2024: tak oficjalnie wygląda podział mandatów
+2 / -0OFE czy tylko ZUS? Okno transferowe otwarte, ale tylko do lipca
+1 / -0O tym się mówi: procesy sądowe przeciwko bankom
+1 / -0Śląskie na podium zaległości wobec fiskusa. Wyżej tylko mazowieckie
1Śląskie po dogrywkach. Oni zwyciężyli w wyborach samorządowych 2024
0Niespodzianka: na stacjach paliw taniej. A najtaniej - na Górnym Śląsku
0Związkowcy chcą dalszego mrożenia cen prądu. "Wszystko jest mgliste"
0JSW: będzie więcej węgla koksowego z kopalni Budryk
0