Pandemia COVID-19 spowodowała liczne opóźnienia w procesach biznesowych, od zatrudniania i wdrażania zasobów ludzkich po zarządzanie świadczeniami pracowniczymi, listami płac i dokumentami szkoleniowymi.
Chociaż w ostatnich latach poczyniono postępy, działy HR pozostają jednymi z największych użytkowników papieru w większości firm. Przy czym często podążają za innymi działami, eliminując czasochłonne i wymagające dużej ilości papieru procesy. W niedawnej ankiecie 18% firm poinformowało, że przechowuje wszystkie dokumenty pracownicze w formacie papierowym, a 74% w różnych formatach i cyfrowych.
W tym artykule omówimy kilka cech, które powinny wspierać firmowe cyfrowe procesy zarządzania dokumentami pracowniczymi, aby zmaksymalizować efektywność zespołu HR podczas zarządzania zdalnymi grupami.
Kiedy na początku pandemii drzwi biura były zamknięte, wiele zespołów HR miało problemy z uzyskaniem aktywnych dokumentów papierowych i zsynchronizowaniem tych informacji z innymi dokumentami powstałymi cyfrowo. Dlatego Twój system zarządzania dokumentami pracowniczymi powinien służyć jako centralne repozytorium wszystkich dokumentów związanych z pracownikami, niezależnie od ich pochodzenia. Twoje rozwiązanie powinno umożliwiać łatwą digitalizację dokumentów papierowych bez specjalistycznego sprzętu i być dostępne dla autoryzowanych użytkowników gdziekolwiek się znajdują, kiedykolwiek ich potrzebują i na dowolnym urządzeniu.
Głównym motorem wielu projektów transformacji cyfrowej jest zwiększenie wydajności organizacji. Zespoły HR również czerpią ogromne korzyści z poświęcania mniej czasu na papierkową robotę, a więcej na strategiczne inicjatywy i bardziej wartościowe zadania. Twoje rozwiązanie powinno obejmować automatyzację procesów, taką jak automatyczne indeksowanie dokumentów według metadanych konfigurowalnych do typów, pracowników i innych kryteriów. System powinien zautomatyzować powtarzające się przepływy pracy, a także umożliwiać samoobsługowe tworzenie e-formularzy i przesyłanie dokumentów dla pracowników i menedżerów, aby umożliwić personelowi bardziej strategiczne działanie.
Twoi pracownicy powierzają Ci niektóre z ich najbardziej osobistych informacji i jako takie powinny być one chronione. Twoje rozwiązanie powinno umożliwiać ograniczenie dostępu na poziomie roli, funkcji, lokalizacji geograficznej i dokumentu, a także umożliwiać dostęp dostosowany. Udostępniając dokumenty wewnątrz lub na zewnątrz organizacji, powinieneś mieć możliwość ustawienia daty wygaśnięcia dostępu i ograniczenia drukowania lub pobierania, aby zminimalizować ryzyko. Aby uzyskać tymczasowy dostęp biegłego rewidenta i prawnika do wielu dokumentów, niezbędna będzie możliwość tworzenia bezpiecznych wirtualnych pokoi przeglądowych. System powinien szyfrować dane w spoczynku i ruchu oraz generować pełną ścieżkę audytu na poziomie dokumentu.
Skuteczne zarządzanie dokumentami pracowniczymi jest w stanie zoptymalizować działania poszczególnych firm. Dla pełnego bezpieczeństwa i skuteczności najlepiej w tym celu skontaktować się z renomowanym przedsiębiorstwem PIKA archiwizacyjnym zaznajomionym z nowoczesną technologią.
Tagi: dokumenty
3,3 tys. pasażerów postawiło w marcu na Max Bilet Kolei Śląskich
483Zakaz handlu w niedziele niszczący dla fotowoltaiki
427Na stacje paliw na dobre wróciła drożyzna. "Ryzyko wyższych cen wciąż realne"
421OFE czy tylko ZUS? Okno transferowe otwarte, ale tylko do lipca
419JSW: będzie więcej węgla koksowego z kopalni Budryk
373"Uwielbiam zapach smaru". Rozmowa z Sonią Piwowar, ekspertką obróbki blach
+6 / -0Wybory samorządowe 2024. Frekwencja w Śląskiem na godzinę 12.00
+6 / -03,3 tys. pasażerów postawiło w marcu na Max Bilet Kolei Śląskich
+2 / -0Sejmik Śląski po wyborach 2024: tak oficjalnie wygląda podział mandatów
+2 / -0PAS: śląskie antysmogowym liderem w rankingu wszechczasów
+1 / -0Ruszyły remonty na A4 Katowice-Kraków. Utrudnienia można śledzić na interaktywnej mapie
0Duże płatności już nie gotówką. Europarlament przyjął przełomowe przepisy
0PAS: śląskie antysmogowym liderem w rankingu wszechczasów
0Trendy e-commerce w branży narzędziowej - analiza kondycji firmy Domitech w świetle rozwoju sektora budowlanego
0Do Katowic powrócił jedyny taki pojazd w Polsce. To minibus bez kierowcy
0