Księgowość w Danii – jak prowadzić finanse firmy zgodnie z duńskim prawem?

Zakładanie firmy a obowiązki księgowe

Już na etapie rejestracji firmy w Danii warto zwrócić uwagę na przyszłe zobowiązania księgowe. Po założeniu działalności gospodarczej – niezależnie od tego, czy jest to jednoosobowa firma (enkeltmandsvirksomhed), spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (ApS), czy inna forma prawna – przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia księgowości zgodnie z duńską ustawą o rachunkowości (Bogføringsloven).

Wszystkie transakcje finansowe muszą być odpowiednio udokumentowane i zapisane. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone systematycznie i przechowywane przez minimum pięć lat. W przypadku firm podlegających rejestracji w rejestrze przedsiębiorstw (CVR), wymagane jest również składanie corocznych sprawozdań finansowych.

System podatkowy w Danii i jego wpływ na księgowość

Duński system podatkowy jest dobrze zorganizowany, ale też wymagający. Przedsiębiorcy muszą zmierzyć się z różnymi rodzajami podatków – od podatku VAT (moms) po podatek dochodowy od osób prawnych lub fizycznych, w zależności od formy prowadzonej działalności. Standardowa stawka VAT wynosi 25% i dotyczy większości towarów i usług.

Właściciel firmy ma obowiązek rejestracji do VAT, jeżeli jego roczny obrót przekroczy określony próg (obecnie 50 000 DKK). Następnie musi składać regularne deklaracje VAT – miesięcznie, kwartalnie lub półrocznie – w zależności od wielkości obrotów firmy.

Podatek dochodowy od osób prawnych wynosi 22% i dotyczy firm posiadających osobowość prawną, takich jak ApS czy A/S. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą rozliczają się jako osoby fizyczne i mogą korzystać z ulg podatkowych, ale także są zobowiązane do płacenia składek na ubezpieczenie społeczne (ATP) i fundusze pracownicze.

Księgowość cyfrowa i elektroniczne raportowanie

Dania przoduje w cyfryzacji usług publicznych, a księgowość nie jest tu wyjątkiem. Przedsiębiorcy są zobowiązani do przesyłania wielu dokumentów i raportów drogą elektroniczną, np. przez platformę SKAT (duński urząd podatkowy). Rejestracja do systemu online umożliwia kontrolę nad podatkami, składanie deklaracji VAT, a także kontakt z urzędem.

Duński rząd wprowadza również systematycznie nowe wymogi dotyczące elektronicznego fakturowania (e-faktura), zwłaszcza w przypadku transakcji z sektorem publicznym. Dla wielu firm oznacza to konieczność inwestycji w systemy księgowe i fakturowe zgodne z duńskimi normami.

Zatrudnianie pracowników a księgowość

Prowadzenie firmy w Danii często wiąże się z zatrudnianiem pracowników, co pociąga za sobą dodatkowe obowiązki księgowe. Pracodawcy muszą naliczać i odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy, składki na ubezpieczenie społeczne oraz inne świadczenia – np. fundusz urlopowy (Feriekonto).

Każdy pracownik musi być zarejestrowany w systemie eIndkomst, a pracodawca ma obowiązek zgłaszać jego wynagrodzenie i inne świadczenia comiesięcznie. Należy również pamiętać o obowiązku wystawienia tzw. lønseddel – duńskiego odpowiednika pasku wypłaty.

Najczęstsze błędy w księgowości popełniane przez przedsiębiorców

Wielu przedsiębiorców – zwłaszcza z zagranicy – popełnia błędy wynikające z nieznajomości lokalnych przepisów. Do najczęstszych należą:

• brak systematycznego księgowania dokumentów,
• nieterminowe składanie deklaracji podatkowych,
• błędne rozliczanie VAT,
• niedostosowanie systemu fakturowania do duńskich wymogów,
• nieprzechowywanie dokumentacji przez wymagany okres.

Dlatego warto korzystać z usług lokalnych księgowych lub biur rachunkowych, które znają specyfikę duńskiego prawa. Pomoże to uniknąć kosztownych błędów i ewentualnych sankcji ze strony urzędów.

Księgowość samodzielnie czy z pomocą biura rachunkowego?

Choć duńskie prawo nie zabrania prowadzenia księgowości samodzielnie, wielu przedsiębiorców – zwłaszcza na początku – decyduje się na współpracę z biurem rachunkowym. Jest to rozsądna decyzja, szczególnie gdy firma działa w kilku krajach, zatrudnia pracowników lub prowadzi działalność opodatkowaną różnymi stawkami.

Koszty usług księgowych w Danii mogą się różnić w zależności od zakresu usług, ale często są niższe niż ewentualne kary za błędy podatkowe. Dodatkowo biuro radner.dk oferuje pomoc w języku polskim, co ułatwia komunikację i zrozumienie lokalnych przepisów.

Księgowość w Danii opiera się na przejrzystych, ale wymagających zasadach. Przedsiębiorcy, którzy chcą prowadzić działalność zgodnie z prawem, muszą znać lokalne przepisy, przestrzegać terminów i dbać o prawidłowe dokumentowanie wszystkich transakcji. Dzięki rozwiniętym narzędziom cyfrowym i dostępności profesjonalnych usług księgowych, możliwe jest efektywne zarządzanie finansami firmy. Warto jednak pamiętać, że rzetelna księgowość to nie tylko obowiązek – to także fundament zdrowego i stabilnego biznesu w Danii.