Nietypowe koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej – które wydatki możesz zaliczyć do kosztów firmowych?

Definicja kosztów uzyskania przychodu

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyłączeniem wydatków wskazanych w art. 23 tej ustawy. Choć wiele z nich jest oczywistych (czynsz za lokal, media, wynagrodzenia), praktyka pokazuje, że do kosztów firmowych można zaliczyć także szereg nietypowych wydatków, o ile spełnione zostaną wymogi związku przyczynowo skutkowego i należytego udokumentowania.

Oznacza to, że każdy wydatek musi być:

1. Związany z działalnością – niezbędny do prowadzenia firmy.
2. Udokumentowany – potwierdzony fakturą, rachunkiem, umową czy dowodem zapłaty.
3. Nie zwrócony – nie może to być dotacja czy subwencja.
4. Niewyłączony przepisami – np. kary, mandaty czy wydatki na auto osobowe powyżej limitów 150 000 zł (pojazdy spalinowe) lub 225 000 zł (elektryczne).

Nietypowe koszty firmowe – przykład chill-room

Coraz więcej firm inwestuje w strefy relaksu dla swoich pracowników. Zakup telewizora czy konsoli do gier może wpisać się w koszty, o ile spełnione są następujące warunki:

• Przedsiębiorca zatrudnia pracowników.
• W firmie istnieje wyodrębnione pomieszczenie do relaksu (tzw. chill-room).
• Specyfika pracy wymaga regeneracji kreatywnej (np. marketing, konsultacje).

Dzięki temu wydatek na konsolę PlayStation 5 czy telewizor nie tylko poprawia komfort pracy, ale również znajduje uzasadnienie podatkowe.

Transport alternatywny – rower, hulajnoga, skuter

Coraz popularniejsze stają się rowery, hulajnogi elektryczne czy skutery jako narzędzia wsparcia działalności (dostawy, dojazdy do klientów). Organy podatkowe uznają, że środki transportu o pojemności silnika do 50 cm³, wykorzystywane wyłącznie do celów firmowych, podlegają pełnemu odliczeniu VAT i mogą być kosztem uzyskania przychodu, co stanowi istotną korzyść podatkową w porównaniu z autem osobowym. Orzecznictwo sądowe potwierdza, że rower, hulajnoga elektryczna czy skuter mogą być wprowadzone do kosztów, jeśli są wykorzystywane w ramach działalności, np.:

• Dojazd do klientów.
• Rozwożenie towarów.

Zwierzęta w firmie jako wsparcie działalności

Choć może to brzmieć zaskakująco, zwierzęta w firmie również mogą generować koszty uzyskania przychodu. Przykłady:

• Pies stróżujący na terenie zakładu przemysłowego – wydatki na karmę i weterynarię.
• Rybki w akwarium w biurze – redukcja stresu pracowników i poprawa atmosfery pracy.

Kluczowe jest jednak, aby zwierzę nie były kaprysem właściciela, lecz realnym wsparciem działalności przedsiębiorstwa.

Kursy i szkolenia – inwestycja czy koszt?

Wydatki na rozwój pracowników i właściciela firmy zazwyczaj trafiają do kosztów podatkowych, jeśli mają związek z branżą:

• Szkolenia branżowe.
• Kursy specjalistyczne (np. księgowość, programowanie).
• Webinary i studia podyplomowe.

Natomiast bardziej nietypowe kursy, jak kurs tańca czy coaching, mogą zostać uznane za koszty, o ile potrafimy wykazać ich związek z działalnością. Co ciekawe, nawet kursy z autoprezentacji, asertywności czy prowadzenia negocjacji można zaliczyć do kosztów firmowych, o ile potrafimy wykazać ich wpływ na rozwój kompetencji potrzebnych w firmie 

Przykład
Pan Jan, prowadzący hurtownię, w lutym 2025 r. poniósł 200 zł na szczepienie psa stróżującego i 2 000 zł za semestr studiów podyplomowych z logistyki. Oba wydatki zostały uznane za koszty uzyskania przychodu: pies strzeże zakładu, a zdobyta wiedza wpływa na efektywność firmy.

Zakup ubrań – odzież firmowa vs. elegancka

Zakup odzieży roboczej (np. odblaskowej, z logotypem) można zaliczyć do kosztów podatkowych. Inaczej jest w przypadku eleganckich garniturów czy koszul, ponieważ trudno udowodnić, że są one użytkowane wyłącznie do celów firmowych. Dlatego wydatki na ubrania biznesowe nie są uznawane za koszty uzyskania przychodu.

Podsumowanie

Nietypowe koszty uzyskania przychodu to efekt kreatywnego podejścia do zarządzania firmą. Aby jednak bezpiecznie skorzystać z mniej tradycyjnych wydatków, należy:

1. Dokładnie przeanalizować związek wydatku z działalnością.
2. Posiadać odpowiednią dokumentację.
3. Upewnić się, że wydatek nie jest wyłączony przepisami prawa podatkowego.

Dzięki temu podczas ewentualnej kontroli skarbowej przedsiębiorca będzie mógł skutecznie uzasadnić każdy ponoszony koszt.

Jeżeli chcesz skupić się na rozwoju biznesu i mieć pewność, że Twoje koszty uzyskania przychodu są właściwie rozliczane, warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia. Zapraszamy do współpracy z biurem rachunkowym Warido Sp. z o.o. – ekspertami w kompleksowej obsłudze finansowo-księgowej firm.

KONTAKT:

Warido Sp. z o.o.

44-274 Rybnik ul. Wodzisławska 358

www.warido.com  mail: [email protected]

tel: (+48) 537 726 726, tel. +32 476 67 77