Specustawa, zdalne biura, wstrzymanie delegacji - jak firmy radzą sobie z koronawirusem?

Obowiązujące przepisy nakładają na każdą firmę obowiązek chronienia zdrowia i życia pracowników, choćby poprzez zapewnienie im bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Jednocześnie Kodeks pracy nie reguluje specyficznych sytuacji, jaką z pewnością jest obecny w niemal wszystkich zakątkach świata wirus SARS-CoV-2. Dla pracodawców problematyczna pozostaje organizacja sposobu świadczenia pracy, zarządzanie wyjazdami służbowymi pracowników, zbieranie informacji o miejscach w których odpoczywają, ale też niepewność czy wręcz panika, w jaką wpada coraz więcej zatrudnionych.

Przepisy, wyjazdy, delegacje

Zdrowy rozsądek nakazuje nie delegować pracowników do miejsc, gdzie występuje zwiększone ryzyko zakażenia jakąkolwiek chorobą, zwłaszcza noszącą znamiona epidemii. Również pracownik delegowany w takie rejony, może odmówić ze względu na bezpośrednie zagrożenie dla jego zdrowia oraz ryzyko narażenia na niebezpieczeństwo kolejnych osób. W wielu firmach podróże służbowe wpisane są jednak w codzienność, co oznacza konieczność szybkiego znalezienia nowych rozwiązań – np. przeniesienie osobistych kontaktów z klientami, współpracownikami czy podwykonawcami do świata online – zabezpieczając przy tym ciągłość biznesu, ale również jakości obsługi i świadczonych usług. Rozwiązania te towarzyszą wstrzymanemu w wielu firmach ruchowi pracowników. Zatrudnieni nie wyjeżdżają do innych krajów czy regionów w celach służbowych, a kiedy to tylko możliwe – pracują zdalnie z domu.

Jednak jak podkreśla Agnieszka Kolenda, dyrektor w Hays Poland, delegacje to nie jedyny powód, dla których pracownicy udają się w różne miejsca świata.

– W obliczu aktualnej sytuacji, problematyczne stają się powroty z urlopów i prywatnych wyjazdów oraz związany z tym brak obowiązku informowania pracodawcy o miejscu wypoczynku. Każda osoba ma prawo do swobodnego podróżowania, a pracodawca nie ma możliwości tego prawa ograniczać – nawet jeśli takie obostrzenia byłyby wprowadzane z myślą o dobrostanie ogółu. W związku z ochroną prywatności zatrudnionych pytanie dotyczące miejsca odbycia urlopu również nie jest standardem. Jednak z uwagi na obecną sytuację, pracodawcy coraz mniej wahają się je zadawać, zbierać informacje i realizować dzięki nim obowiązek ochrony zdrowia zatrudnionych – wyjaśnia Agnieszka Kolenda.

Konsekwencje dla rynku pracy

Część pracodawców w Polsce obawia się skutków koronawirusa. Najwięcej obaw pochodzi z branży przemysłowej, produkcyjnej, odzieżowej, turystycznej i budowlanej oraz regionów, gdzie sektory te są najsilniej reprezentowane. Powody do niepokoju mają też firmy, które swój biznes opierają na towarach importowanych z Chin, Niemiec czy Włoch. Producenci i dystrybutorzy z tych krajów informują o grupowych urlopach, a niektórzy decydują się na całkowite wstrzymanie produkcji. Tymczasem w polskiej gospodarce brak sprowadzanych komponentów hamuje prace wielu przedsiębiorstw.

Pracodawcy zauważają m.in., że wirus może doprowadzić do zamykania granic państw, a to przełoży się na zmniejszony ruch przybywających do Polski migrantów, wciąż potrzebnych w wielu sektorach naszej gospodarki. Konsekwencje mogą oznaczać też znaczną, nagłą redukcję zatrudnienia, m.in. tymczasowego. Dla firm stresujące jest dodatkowo to, że ich kondycja i tak narażona była w ostatnim czasie na próbę – musiały zmierzyć się m.in. ze wzrostem płacy minimalnej, rosnącymi kosztami utrzymania pracownika, prognozami nadchodzącego spowolnienia. W takich warunkach ogromnym wyzwaniem jest zachowanie działania procesów, ale też płynności finansowej.

Praca zdalna zamiast pracy w zakładzie

Dla firm realnym zagrożeniem staje się również panika pracowników. Podejrzenia o zakażenie wirusem pojawiają się u zatrudnionych, a wraz z nimi – nawet odmowy przyjścia do pracy w obawie o swoje zdrowie. Mimo że pracownik nie może samodzielnie podjąć decyzji o zaprzestaniu pracy z uwagi na obawy o swoje zdrowie, to pracodawcy bywają bezradni – nie mogą zmusić pracowników do stawienia się w miejscu zatrudnienia. Warto jednak nadmienić, że w przypadku, gdy niemożliwym jest udzielenie pracownikowi urlopu lub zgody na pracę zdalną, to niepodjęcie pracy w obawie przed zakażeniem stanowi podstawę do zwolnienia.

Branża IT zaczęła właśnie rejestrować większe zapotrzebowanie ze strony przedsiębiorców na rozwiązania, które pozwolą na takie zorganizowanie pracy, aby pracownicy mogli nadal swobodnie rozmawiać, wymieniać informacje i pliki, bez konieczności wychodzenia z domów.

- W ostatnim tygodniu otrzymaliśmy wiele zapytań ze strony polskich firm, które chcą się przygotować na sytuację, gdy będą musiały zlecić pracownikom pracę zdalną i szukają narzędzi, które umożliwią komunikowanie się poza biurem.  Sytuacje niepewności, jak obecna, powodują, że firmy chętniej sięgają po rozwiązanie chmurowe, jako gwarancję utrzymania sprawnej komunikacji w organizacji – mówi Daniel Kaczmarczyk, Cloud & Software Director w Senetic S.A.

Microsoft zareagował na ostatnie wydarzenia na świecie i wyszedł naprzeciw potrzebom przedsiębiorców wprowadzając możliwość darmowego korzystania ze swojej usługi Teams przez pół roku. Co ważne, pracodawca nie musi wyposażać pracowników w dodatkowy sprzęt, wystarczy zainstalowanie usługi i cały proces odbywa się wirtualnie. Oznacza to dostęp do dokumentów, które mogą być wzajemnie udostępniane i edytowane przez pracowników w czasie rzeczywistym, a także możliwość organizowania wideokonferencji, czy korzystania z czatu.

Wyższe standardy i szybkie rozwiązania

Praca zdalna nie jest rozwiązaniem dla każdej firmy, czy pracownika. Pracodawcy mają świadomość zagrożenia i we własnym zakresie wprowadzają wyższe standardy ochrony. Nawet nie czekając na decyzje władz i oficjalne komunikaty, ograniczają pracę w określonych miejscach, wprowadzają zasady regulujące pracę osób wracających z zagrożonych państw i regionów, a także nowe procedury na wypadek zachorowań zatrudnionych. Jako przykład może posłużyć zlecenie pracownikom wracającym z krajów, w których zanotowano wiele przypadków koronawirusa, obserwację swojego stanu zdrowia i korzystanie przynajmniej przez 2 tygodnie z pracy zdalnej. Pracodawcy inwestują w dodatkowy serwis porządkowy i dezynfekcyjny, dbają o dostępność mydła antybakteryjnego, przypominają o zasadach higieny. Rezygnują też z osobistych spotkań, ułatwiają pracę elastyczną, tele- oraz wideokonferencje. Zachowują przy tym czujność i monitorują samopoczucie pracowników.

– Choć obowiązujące przepisy nie dostarczają jednoznacznych odpowiedzi na sposób działania w tak specyficznej sytuacji jak ta, z którą borykamy się obecnie, to kultura organizacyjna firm, respektowanie potrzeb i obaw oraz wzajemny szacunek pozwalają na wypracowanie adekwatnych rozwiązań. Coraz więcej firm zwiększa również nakłady na profilaktykę innych chorób zakaźnych. W ramach pakietów prywatnej opieki medycznej pojawiają się m.in. sfinansowane przez firmy szczepienia przeciw grypie – zauważa Agnieszka Kolenda z Hays Poland.

Z drugiej strony ta specyficzna sytuacja pozwala firmom sprawdzić, jaki wymiar pracy zdalnej sprawdza się w organizacji bez szkody dla biznesu oraz na ile organizacja jest na taką formę gotowa.

Jak koronawirus i specustawa wpłyną na przedsiębiorców

Koronawirus stał się też powodem przyjęcia specustawy. Jej wpływ na przedsiębiorców prześledził adwokat Bartosz Olszewski z Kancelarii Ślązak, Zapiór i Wspólnicy w Katowicach. Zauważył, że szczególne rozwiązania prawne ujęte w specustawie mogą nakładać na przedsiębiorców nietypowe obowiązki lub ograniczenia w celu zwalczania rozprzestrzeniania się epidemii. Szczególną formą ingerencji w sposób funkcjonowania przedsiębiorców są polecenia wydawane przez określone organy administracyjne i nakładające obowiązki związane z przeciwdziałaniem COVID-19.

Polecenia premiera

Specustawa przyznała Prezesowi Rady Ministrów uprawnienie do wydania na wniosek wojewody i po poinformowaniu Ministra Gospodarki poleceń wszelkim przedsiębiorcom, osobom prawnym i tzw. ułomnym osobom prawnym (np. spółkom jawnym).

- Polecenia te są wydawane w drodze decyzji administracyjnej, podlegają one natychmiastowemu wykonaniu z chwilą ich doręczenia lub ogłoszenia oraz nie wymagają uzasadnienia. Co szczególnie istotne, polecenia mogą być wydawane nie tylko pisemnie, ale także ustnie, telefonicznie lub za pomocą środków elektronicznych lub innych środków łączności. Ślad po poleceniu powinien zostać jedynie utrwalony w aktach w formie protokołu lub adnotacji – informuje Bartosz Olszewski.

Zauważa, że wykonanie zadań nałożonych poleceń powinno jednak nastąpić na mocy umowy zawartej z przedsiębiorcą przez właściwego wojewodę i zostać sfinansowane ze środków budżetu państwa (niemniej jednak, prace przygotowawcze do realizacji nałożonych zadań – prace planistyczne – następują na koszt przedsiębiorcy). - Warto zauważyć, że odmowa podpisania umowy nie ma większego sensu, gdyż w takim wypadku obowiązek wykonania polecenia wymuszany jest bezpośrednio na podstawie decyzji administracyjnej – mówi mecenas.

Polecenia i zalecenia Inspekcji Sanitarnej

Adwokat wskazuje, że dzięki specustawie Główny Inspektor Sanitarny lub działający z jego upoważnienia państwowy wojewódzki inspektor sanitarny mogą wydawać osobom prawnym, osobom fizycznym i tzw. ułomnym osobom prawnym (np. spółkom jawnym) indywidualne decyzje nakładające m.in. obowiązki podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych i udzielania o nich informacji w tym zakresie, a także współdziałania z innymi organami administracji publicznej oraz organami Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

- Polecenia GIS, podobnie jak polecenia premiera, podlegają natychmiastowemu wykonaniu, nie wymagają uzasadnienia i mogą być wydawane ustnie. Odwołanie od otrzymanego polecenia można wnieść w krótkim terminie 2 dni roboczych – wyjaśnia mecenas.

Oprócz indywidualnych poleceń Główny Inspektor Sanitarny może publikować powszechne zalecenia i wytyczne, do których mają obowiązek stosować się wszystkie osoby przebywające na terytorium Polski. Zalecenia będą publikowane nie tylko w oficjalnych Biuletynach Informacji Publicznej, ale również m.in. w radiu i telewizji publicznej oraz w środkach komunikacji publicznej.

Polecenia wojewody

Bartosz Olszewski mówi też, że na mocy specustawy wojewodowie uzyskali kompetencję do wydawania poleceń obowiązujących wszystkie organy administracji rządowej działające w województwie i państwowe osoby prawne, organy samorządu terytorialnego, samorządowe osoby prawne oraz samorządowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej w związku z przeciwdziałaniem COVID-19. Polecenia te podlegają natychmiastowemu wykonaniu.

- Polecenia wojewody dotyczą podmiotów państwowych i w związku z tym bezpośrednio nie dotkną większości przedsiębiorców. Wpływ może być jednak pośredni – gdyż polecenie wojewody może uruchomić szereg działań przez organy państwowe np. przez Inspekcję Sanitarną, których skutki mogą odczuć wszystkie podmioty gospodarcze.