Zarządzasz zespołem? Odpowiadaj na 4 pytania... to Ci się opłaci!

W codziennym biegu nie zastanawiasz się pewnie zbyt często jak duże ma znaczenie to JAK komunikujesz swoim podwładnym to „co trzeba zrobić”. I tutaj jest pewien psikus. Bo mówisz "co trzeba" według Ciebie, według tego jak to Ty widzisz sprawę, a nawet idąc dalej – jak Ty widzisz Świat. Dobrze jest zdawać sobie z tego sprawę.

Wybierzmy się w małą podróż sentymentalną. Daj sobie na to chwilę...
Przypomnij sobie gdzie się wychowałeś, jacy byli Twoi rodzice, co było dla Was, jako rodziny ważne i co sprawiało Wam radość. Przypomnij sobie szkołę. Czy lubiłes ją, byłeś dobrym uczniem? A może takim dla którego szkoła była karą? Pomyśl o nauczycielach. Tych lubianych przez Ciebie i takich z którymi bywało ciężko. Przypomnij sobie ważnych ludzi z tamtego czasu. Przywołaj czas kiedy dorastałeś, jak się pierwszy raz zauroczyłeś. Albo jak, tak na serio-serio się kłóciłeś, jak przeżywałeś przygody i młodzieńcze rozterki. Kto Ci wówczas pomagał, kto był autorytetem i inspiracją. Ilu było takich ludzi w całym Twoim życiu? Czego się od nich nauczyłeś? Przypomnij sobie pierwszą pracę, sukcesy i porażki, wyzwania przekute w zwycięstwa i takie które Cię przerastały. Przypomnij sobie co Cię inspirowało, co napędzało do zmian, do dążenia do celu, a co sprawiało że porzucałes wcześniejsze pomysły. Pomyśl, co sprawiało, że zostawiałeś za sobą przeszłość i odchodziłeś od ludzi, posad czy różnych grup w których funkcjonowałeś. Przypomnij sobie sytuacje, które Cię zmieniły.

Przypomniałeś sobie?
W całej tej podróży przez Twoje życie, chodzi o to by zobaczyć, że to co przeżyłeś sprawia, że jesteś kim jesteś, że Twoje dotychczasowe doświadczenia, wybory i inspiracje, są podstawą tego jak widzisz Świat. Nie ma na świecie drugiego takiego człowieka, którego wnętrze składałoby się dokładnie z takich samych elementów. Może znalazłby się jedynie ktoś podobny, bardziej lub mniej. Podobny jednak w jakiejś kategorii, a totalnie inny w następnej. Mamy tendencję, by zapominać o tych różnicach. Szczególnie w pracy, gdzie teoretycznie zgadzamy się z tym jak i kiedy zadania mają być wykonane. Efekty są często dalekie od ideału, właśnie z powodu tych różnic w postrzeganiu i rozumieniu tego co dookoła nas. Inne powody oczywiście też istnieją, ale zajmijmy się póki co jedną sprawą. Nie wszystko na raz.

Te różne zasady, normy i sposoby działania, które są z nami od zawsze, sprawiają, że tak wiele razy delegujemy zadania bezskutecznie. Przy tak ogromniej ilości zmiennych, które wpływają na to jak widzimy świat, czasem zaskakujące jest wręcz, że w ogóle się dogadujemy.
Często w codziennej pracy wpadamy w pułapkę niesprawdzania jak nasze słowa są rozumiane. Nie pytamy, co zapamiętał i jak nasz przekaz zrozumiał odbiorca. Ta ważna kompetencja to słuchanie, nastawienie na feedback. Szkolenie z komunikacji managerskiej sporo czasu poświęca temu tematowi.

Dziś chcę pokazać Ci jak, odpowiadając na 4 pytania, możesz znacznie zwiększyć prawdopodobieństwo, że zespół do którego mówisz, zrozumie Twój przekaz. Zrozumie i znajdzie w nim elementy, które spowodują, że Twój przekaz do każdego indywidulanie trafi. Jeden ze sposobów porządkowania informacji, u każdego z nas, opiera się na odpowiadaniu na 4 pytania:
1) Co będziemy robić? Co jest celem?
2) Po co/dlaczego to robimy?
3) Jak to się robi? Jak będziemy to robić. Jakie metody, zadania, narzędzia, procedury, etc.
4) Co jeśli? - takiego typu pytanie też może się pojawić od razu lub po rozpoczęciu działania. Czyli co robić kiedy nie idzie zgodnie z planem, jak reagować kiedy pojawią się odstępstwa. Dla niektórych dopiero odpowiedź na to czwarte pytanie, pozwoli płynnie działać. Każdy z nas różni się w tej kwestii, po za tym, że musimy wiedzieć co jest do zrobienia.

Jednak to dopiero początek.
Osobiście jestem człowiekiem nastawionym na "dlaczego”, i jeśli się tego nie dowiem, nie „złapię” po co mam to czy tamto zrobić, to nie robię. Warunkowo jestem w stanie przyjąć tymczasowe wyjaśnienie, typu „odpowiem Ci później, teraz to nie jest ważne”. Zawsze jednak jest jakieś "dlaczego".
Jeden z moich kluczowych współpracowników jest natomiast człowiekiem nastawionym na "jak”. Mogę mu opisać całą doskonałą koncepcję dlaczego to czy tamto na sens, powołać się na dane – uwielbiane przez ludzi. Może to być dla niego bardzo ciekawe, natomiast nie ruszy z niczym, jeśli nie dostanie odpowiedzi – jak to zrobić. Dopiero kiedy widzi mniej więcej zależności, zbuduje w głowie jak ma to być zrobione, zaczyna działać.
Człowiek nastawiony na "dlaczego”, kiedy wie dlaczego, to od razu też wie jak, a przynajmniej ma motywację aby szukać i znajduje.

Nie ma tutaj gorszych albo lepszych perspektyw, są tylko inne. Kiedy nauczysz się zwracać uwagę na ten aspekt porządkowania informacji, u ludzi, w zespole, łatwiej i szybciej będziesz do nich docierać indywidualnie. Mówiąc do grupy zawsze użyj wszystkich 3 pierwszych punktów, oraz zadaj pytanie o wątpliwości – dając tym samym szansę ludziom na "co jeśli”. Zobaczysz jak ta mała zmiana Ci się opłaci.

Małgorzata Pękalska
Dyrektor merytoryczna w Progress Institute, gdzie zajmuje się „ludzką stroną” projektów generujących wzrost zysku i sprzedaży w MŚP.  Konsultant, trener i coach.

Niezmiennie urzeczona siłą i efektami, jakie niesie rozwój komunikacji międzyludzkiej, w biznesie i tym, jak te zmiany pozytywie wpływają też na życie prywatne.

www.progressinstitute.pl