Badania opublikowane w Harvard Business Review w 2016, pokazały, że codziennie marnuje się 8 tysięcy dolarów z powodu niewłaściwego prowadzenia spotkań. To w przeliczeniu około 28 000 zł! Codziennie! Brano pod uwagę różne firmy, duże, małe, średnie. Ok, to w USA, duża kwota, pewnie w dużych firmach, u mnie tak nie jest…
To nieprawda!
Może nie tracisz ponad 20 tysięcy dziennie, choć kto wie, może takie dni się zdarzają, ale jeśli prowadzisz spotkania kiepsko lub wcale to tracisz na pewno. Prawdopodobnie nie do końca wiesz, jak powinno wyglądać takie zebranie spotkanie, aby dawało ono efekt przeliczalny na brak strat z tego powodu.
Dlatego dziś opiszę Ci kilka kroków do wykorzystania w prowadzeniu spotkania z Twoim zespołem Zatrzymajmy się jeszcze na moment, nad pytaniem skąd bierze się tak duża strata? Wyobraźmy sobie firmę – firma pozyskuję klientów, sprzedaje, ofertuje, prowadzi rozmowy z klientami, negocjuje warunki, renegocjuje je, z klientami, dostawcami, wykonawcami, partnerami, pomiędzy działami, produkuje produkty, lub realizuje usługę, dostarcza ją, obsługuje reklamacje, itd. Na każdym z tych etapów mogą pojawiać się błędy, zaniechania, niedociągnięcia.
Wiesz jak ogromna ich część wynika z tego, że ludzie nie uczą się od siebie nawzajem. Nie przekazują informacji, bo nie widzą jak ich praca wzajemnie na siebie wpływa, ani jak te małe błędy i zaniechania wpływają na firmę. Wystarczy, że dział produkcji/technik/czy inny ekspert nieprecyzyjnie, czy za wolno, przekaże info do działu handlowego i już masz stracony kontrakt. Magazyn nie dostarczy na czas towaru do wysyłki i już masz niezadowolonego nadmiernym oczekiwaniem klienta. Już może napisać zniechęcającą opinie na Twój temat, albo zrezygnować z dalszych zakupów u Ciebie. Kolejna strata. Ten 1000 zł stracony dziennie, staje się dla Ciebie bardziej realny?
Dobre zebrania to czas wymiany istotnych informacji, omawiania celów, planów, ale też doświadczeń, problemów i sukcesów. Po to aby ludzie uczyli się od siebie nawzajem, uczyli się na swoich doświadczeniach, i po to aby mogli zobaczyć, usłyszeć i poczuć że wzajemnie od siebie zależą. O prowadzeniu zebrań można napisać książkę, z pewnością poruszę jeszcze ten temat na blogu.
Dziś chcę Ci dać Ci kilka wskazówek, od których możesz zacząć, a nawet poprowadzić wiele dobrych spotkań!
1) Przygotowanie: Kiedy ustalisz cel i czas trwania spotkania poinformuj o tym wszystkich odpowiednio wcześniej. Przygotuj agendę spotkania – to nic innego niż napisane w punktach co będzie robić. Zadbaj, albo poleć pracownikom aby zabrali ze sobą coś do notowania i notowali w tracie.
2) Otwarcie: Ustal cel i czas trwania spotkania. Cel musi być jasno określony:
- czym się dziś zajmujemy
- z jakiego powodu to jest ważne dla Was, dla firmy, dla działu, etc.
- jak będziemy szukać pomysłów i rozwiązań
- co będzie jeśli nie znajdziemy rozwiązania
Jeśli masz więcej niż jeden cel, omów je wszystkie, krótko według powyższej instrukcji i daj grupie zadecydować który jest najważniejszy, następny i kolejny. Ustalcie, kiedy się nimi zajmujecie. Ta „procedura wyboru” już pobudzi zaangażowanie Twoich ludzi. Bo przecież lepiej się nam działa, jak mamy na coś wpływ :)
3) Zbieranie opinii: Kiedy już wybierzecie temat, poproś aby każdy się wypowiedział, tak jak to widzi, z tego miejsca w którym jest. Zaznacz, nawet kilka razy, że cenna jest opinia każdego. Może jeszcze nie wiesza, ale zobaczysz jakie to opłacalne założenie :)
Zapisuj na tablicy, flipcharcie te wypowiedzi, tak aby były widoczne dla wszystkich.
Przed zapisaniem powtórz co zostało powiedziane, sprawdzasz w ten sposób czy dobrze zrozumiałeś i pomagasz ludziom doklarować swoje myśli. Umów się, że na tym etapie, nie dyskutujemy, nie kłócimy się, to czas aby każdy się spokojnie wypowiedział. Kiedy wszyscy się wypowiedzą, podziękuj za te wszystkie spostrzeżenia, przeczytaj je i przejdź dalej. Zobaczysz jak już na tym etapie poszerzy się Twoje i zespołu patrzenie na temat.
4) Pomysły: Przejdź do pomysłów na rozwiązanie. Tutaj znów poproś o brak oceniania podawanych rozwiązań. Powiedź że zajmiemy się tym za chwilę, a teraz po prostu pozbierajmy pomysły. Koniecznie zapisuj je na tablicy. Tu ponownie (przed zapisaniem) powtórz co zostało powiedziane, sprawdzasz w ten sposób czy dobrze zrozumiałeś i pomagasz ludziom lepiej precyzować swoje pomysły. Dopytuj jak tylko uznasz coś za ciekawe i warte pogłębienia, inni też mogą dopytywać, ale nie oceniać – pamiętaj o tym.
5) Szukanie rozwiązań: Jeśli tylko poprowadziłeś poprawnie poprzednie części, ludzie są już zaangażowani i ciekawi co dalej. Poprowadź teraz dyskusję przyglądając się każdemu rozwiązaniu.
a) pod kątem jego skuteczności tego rozwiązania dla określonego celu czy problemu
b) potencjalnie negatywnych konsekwencji
Przejdź w ten sposób przez wszystkie pomysły, niektóre odpadną od razu, inne będ kontrowersyjne - wówczas możesz uspokajać rozmowę powtarzając swoimi słowami kwestie dyskutujących stron. Jeśli nie wiesz jak wejść w słowo gorliwie dyskutującym, powiedź po prostu że chcesz dobrze zrozumieć ich punkt widzenia, i że pozwolisz sobie troszkę zwolnić tempo tej dyskusji.
6) Wybór rozwiązania i planowanie:
Kiedy omówcie tak wszystkie pomysły, jasne już będzie co jest najlepszym rozwiązaniem. Zapytaj jednak ludzi o tą opinię! Umów się z zespołem, jak będziecie je wdrażać, w jakich etapach (jeśli są), kto jest za co odpowiedzialny, skąd będziecie wiedzieć, że rozwiązanie działa (konkretnie – co będzie inaczej).
7) Podziękuj i umów się na spotkanie celem sprawdzenia jak działa rozwiązanie. Jeśli działa dobrze, albo jakaś cześć działa świetnie to uciesz się z tego – to postęp! Jeśli coś nie działa do końca, przejdź w tym temacie proces od punktu 2 do 5.
Z naszych doświadczeń wdrożeń wynika, że poprawne prowadzenie spotkań to od 20 do 40% wzrostu efektywności zespołów. Czyli jeśli zatrudniasz 10 osób to masz od 2 do 4 dodatkowych pracowników… ile oni generują zysku dla Twojej firmy?
Małgorzata Pękalska
Dyrektor merytoryczna w Progress Institute, gdzie zajmuje się „ludzką stroną” projektów generujących wzrost zysku i sprzedaży w MŚP. Konsultant, trener i coach.
Niezmiennie urzeczona siłą i efektami, jakie niesie rozwój komunikacji międzyludzkiej, w biznesie i tym, jak te zmiany pozytywie wpływają też na życie prywatne.
www.progressinstitute.pl
Zamieszczone komentarze są prywatnymi opiniami Użytkowników portalu. Redakcja portalu slaskibiznes.pl nie ponosi odpowiedzialności za ich treść.
JSW wciąż bez nowego prezesa. Sierpień 80: Brak słów! To kompromitacja nowej władzy
1423Jarosław Wieszołek nowym prezesem Spółki Restrukturyzacji Kopalń
859Firma odzyskująca tytan z odpadów rozbudowuje zakład w Częstochowie
629Finansowe źródło wciąż (jeszcze) bije. Zarządca A4 Katowice-Kraków sumuje wyniki za 2023 rok
561"Między oczekiwaniami a realiami". Ekonomista o blaskach i cieniach wakacji od ZUS
553JSW wciąż bez nowego prezesa. Sierpień 80: Brak słów! To kompromitacja nowej władzy
+7 / -1Pięć nowych tras, trzeci samolot. Ryanair stawia na Katowice Airport, kosztem... stolicy
+3 / -0Odwołany zarząd kolejnego giganta. Nowego prezesa szuka Spółka Restrukturyzacji Kopalń
+2 / -0Niższy VAT dla branży beauty – co musisz wiedzieć? Dla Śląskiego Biznesu komentuje ekonomista
+2 / -0Rafako i polski pionier AI użyją sztucznej inteligencji do prognozowania cen prądu
+1 / -0Statystycznie żyjemy dłużej. To ważna informacja dla przyszłych emerytów
0Rafako i polski pionier AI użyją sztucznej inteligencji do prognozowania cen prądu
0Bukmacherzy z Katowic już wiedzą, kto wygra wybory samorządowe w Śląskiem
0Prawie miliard złotych zysku. JSW oszacowała wyniki za 2023 rok
0Chiński producent elektryków chce tworzyć na Śląsku nowego "malucha"
0