Coraz większym zainteresowaniem firm cieszy się digitalizacja dokumentów, czyli przekształcenie dokumentacji papierowej do postaci elektronicznej. Z procesem tym wiąże się wiele istotnych z punktu widzenia prowadzenia biznesu korzyści. Wśród nich warto wymienić m. in. zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności, skuteczniejszą kontrolę nad porządkiem i bezpieczeństwem informacji oraz uproszczenie i usprawnienie wszystkich procesów związanych z zarządzaniem dokumentami.
Procesy związane z gromadzeniem, przechowywaniem i udostępnianiem dokumentów są jednym z filarów funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Zarządzanie przepływem dokumentów papierowych jest jednak czasochłonne i może generować błędy. Nic więc dziwnego, że systemy umożliwiające digitalizację dokumentów i ich obiegu stają się coraz bardziej popularne.
Digitalizacja dokumentów zakłada przekształcenie z postaci analogowej (papierowej) do cyfrowej (elektronicznej) całości bądź istotnej części zasobów firmowej dokumentacji. Zmienia się także miejsce ich przechowywania – w elektronicznym obiegu dokumentów nie jest to już segregator lub teczka, lecz cyfrowe archiwum dostępne dla upoważnionych pracowników z dowolnego miejsca na świecie, za pośrednictwem oprogramowania do zarządzania dokumentami.
Digitalizacja dokumentów jest złożonym procesem, który jednak zdecydowanie warto przeprowadzić, dla bardzo konkretnych biznesowych korzyści. Wśród nich można wymienić chociażby znaczne zmniejszenie kosztów związanych z pracą w oparciu o papierowe dokumenty. Organizacja, która wdroży elektroniczny obieg dokumentów zaoszczędzi np. na zakupie materiałów papierniczych, tuszu do drukowania. Co jednak najważniejsze – zarządzanie dokumentami w formie cyfrowej daje możliwość lepszej kontroli oraz szybszego przepływu danych i informacji, jest to więc dla firmy spora oszczędność na zasobach.
Digitalizacja gwarantuje bardziej efektywne, sprawne i skuteczne zrządzanie przepływem dokumentów, pozwala ograniczyć prawdopodobieństwo wystąpienia tzw. błędów ludzkich oraz oferuje zdecydowanie lepszą ochronę dokumentów przed przypadkowym zniszczeniem, zgubieniem czy pominięciem. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jest także istotne z punktu widzenia ekologii, na którą coraz więcej firm i organizacji zwraca uwagę w swojej codziennej pracy.
Wybór odpowiedniej metody postępowania oraz systemów zarządzania dokumentami. niezbędnych do przeprowadzenia digitalizacji to klucz do sukcesu.
Wśród nich zdecydowany prym w ostatnich latach wiodą innowacyjne i elastyczne platformy low-code, które pozwalają w stosunkowo prosty sposób digitalizaować i automatyzować procesy w obszarze zarządzania dokumentami. To krok milowy w technologiczną i biznesową przyszłość firmy oraz możliwość lepszego dostosowania jej funkcjonowania do wymagających realiów ery cyfrowej.
Tagi: webcon
Bon energetyczny ma być plastrem na podwyżki cen gazu i prądu. "Pomoc na waciki"
1138Siemianowice Śląskie: gigantyczny pożar składowiska odpadów. Trwa akcja gaśnicza (foto, wideo)
1105Pożar w zajezdni w Bytomiu. Spłonęło 10 autobusów spalinowych (foto)
1046System kaucyjny w Polsce jednak później? Eksperci przeciwni zmianie daty
551Grzegorz J. usłyszał wyrok: 2,5 roku więzienia!
504"Uwielbiam zapach smaru". Rozmowa z Sonią Piwowar, ekspertką obróbki blach
+8 / -1Senat również za językiem śląskim. Teraz czas na decyzję prezydenta Dudy
+3 / -0Bon energetyczny ma być plastrem na podwyżki cen gazu i prądu. "Pomoc na waciki"
+2 / -0Pożar w zajezdni w Bytomiu. Spłonęło 10 autobusów spalinowych (foto)
+1 / -0Rewolucja w e-fakturowaniu znów odroczona! Obowiązkowy KSeF przesunięty na 2026 rok
+1 / -0Po wstrząsie w PGG: nie żyje trzeci górnik. Koniec akcji w kopalni Mysłowice-Wesoła
0Rewolucja w kilometrówce? Rząd chce włączyć elektryki i samochody hybrydowe
0Wstrząs w kopalni PGG Mysłowice-Wesoła. Nie żyje 2 górników
0ZUS skontrolował zwolnienia lekarskie. W Śląskiem wstrzymano świadczenia na kwotę 1,7 mln złotych
0Bon energetyczny ma być plastrem na podwyżki cen gazu i prądu. "Pomoc na waciki"
0