Współpracujesz z dużym zespołem? Ewa Kowacz z RIG Katowice poleca te aplikacje

Ewa Kowacz, równocześnie realizuje wiele złożonych projektów - począwszy od realizacji kampanii wizerunkowych poprzez projekty wydawnicze, a skończywszy na produkcjach filmowych. Właśnie dlatego coraz częściej aplikacje pomagają w komunikacji między wieloma osobami, czy planowaniem działań, którymi może zarządzać więcej niż tylko jedna osoba. Sprawdźcie więc jakich aplikacji używa:

- Jest wiele aplikacji, z których korzystam i dzięki temu ja i mój zespół pracujemy efektywniej. Są jednak appki, bez których obecnie nie wyobrażam sobie pracy. Moje bizesowe „must have” w dobie nowych technologii to Dropbox Business, Trello oraz Kalendarz Googla.

Dropbox - nowoczesne miejsce pracy

Dropbox to nowoczesne miejsce pracy, które ma ograniczyć żmudne czynności tak, aby można się było skoncentrować na rzeczach, które są ważne. Dropbox to wirtualne biuro, a dzięki wydajnemu przechowywaniu w chmurze, można przechowywać i udostępniać pliki, współtworzyć projekty i wcielać w życie najlepsze pomysły, bez względu na to, czy pracujesz samodzielnie, czy w zespole.

- Aplikacja ułatwia mi pracę dzięki jednemu centralnemu miejscu do korzystania z plików i ich udostępniania. Pomaga także w równoległej pracy na plikach tekstowych oraz daje możliwość katalogowania materiałów pod kątem wybranych projektów. Dzięki temu ja i mój zespół (copywriterzy, graficy etc.) mamy je wszystkie pod ręką i co najważniejsze bezpiecznie synchronizujemy je na wszystkich swoich urządzeniach – aby można było z nich korzystać w dowolnej chwili i w dowolnym miejscu, bo w mojej pracy do bardzo istotne. Dropbox jest narzędziem, które także pozwala na szybkie przesyłanie np.: plików graficznych czy też zdjęć lub filmów  poprzez wygenerowanie linku dostępowego  i w ten sposób zastępuje mi np.: wetransfer, niegdyś przeze mnie również używany. Dlatego nie muszę już tracić czasu na przesyłanie maili z niezliczoną ilością załączników - tłumaczy Ewa Kowacz Kierownik ds. Promocji i PR

Trello - współpracuj z zespołem w dowolnym miejscu

Aplikacja Trello umożliwia bliższą współpracę i wykonywanie większej liczby zadań. Trello pomoże Twojemu zespołowi w organizacji, niezależnie od tego, czy chodzi o pracę, projekt czy nawet o urlop.

- Trello to kolejna aplikacja ułatwiająca mi koordynację pracy zespołu. Używam jej do segregowania i planowania zadań. To jak dla mnie, idealnie narzędzie do zarządzania pracą zespołu i projektami. W skrócie: trello to nic innego jak rozbudowana wirtualna tablica - dzielisz ją według uznania i przypinasz sobie listy z zadaniami do realizacji, zgodnie z projektem oraz przypisaną grupą osób odpowiedzialnych. 

Dysponuje elastycznością i funkcjami, które pasują do stylu każdego zespołu. Aplikacja ta synchronizuje się również ze wszystkimi Twoimi urządzeniami, niezależnie od tego, gdzie jesteś. Pracuję często poza biurem, a dzięki tej aplikacji zawsze mogę kontrolować przebieg prac - dodaje Ewa Kowacz

Kalendarz Google – aplikacyjny „must have”

Kalendarz Google to darmowe narzędzie dostępne dla każdego użytkownika konta Google. Kalendarz jest również dostępny w formie aplikacji na urządzenia mobilne z systemami Android i iOS. Usługa jest powiązana z naszym kontem, dlatego też niezależnie czy skorzystamy z komputera, czy ze smartfona będziemy przeglądać i edytować to samo. Podstawową funkcją usługi jest planowanie czasu poprzez dodawanie i wpisów i wydarzeń. Stroną główną jest w tym wypadku karta z kalendarza.

- Najprostszym sposobem na uporządkowanie mojej pracy w czasie z innymi było właśnie wprowadzenie nawyku korzystania z elektronicznego kalendarza. Na pewno każdy z nas ma znajomego, który marudzi, że nie ma czasu – a to właśnie dlatego, że go nie używa. I nie jest to przesadnie powiedziane. Każdy ma tyle samo czasu, tj. 24h, a jakoś jednym udaje się pracować łatwiej i efektywniej od innych – jak to działa?

Kalendarz googla pozwala planować dni, miesiące lata. Jest doskonały w swojej prostocie. Intuicyjny, z masą (darmowych!) opcji. Dla mnie najważniejszą  funkcją Kalendarza Google jest oczywiście zarządzanie czasem i synchronizacja nie tylko z innymi urządzeniami jakich używam w pracy, ale też innymi aplikacjami takim jak wspomniane wcześniej Trello. Można dodawać wydarzenia, edytować je i zapraszać do nich współpracowników!

To nie tylko miejsce gdzie wpisujemy swoje spotkania. Kalendarz w banalny sposób umożliwia prowadzenie w ramach jednego konta i nadawania odpowiednich uprawnień poszczególnym użytkownikom, którym udostępniamy nasz kalendarz. 

To miejsce, gdzie znajdują się terminy wydarzeń, które organizujemy, z dokładnym opisem jakie działania zespół musi zrealizować w związku z nimi. Prowadzimy także terminarz kampanii mailingowych przez nas realizowanych. Każdy z nas wpisuje tam też swoje obowiązki- zgodnie z przypisanym projektem i terminem. Jest też w nim miejsce na przypomnienia o urodzinach naszych najbliższych współpracowników. Dobra organizacja czasu to podstawa skutecznego działania. Zwłaszcza, gdy mamy na głowie wiele - tłumaczy Ewa Kowacz 

- Na koniec dodam, że mam też zwykły terminarz - taki papierowy, w którym zapisuję bieżące sprawy, swoje przemyślenia, prowadzę notatki ze spotkań oraz zapisuję daty, najbliższych wydarzeń. W biurze mam go zawsze pod ręką i nie ukrywam, że jest mi bliski i niezbędny do realizacji codziennych obowiązków zarówno zawodowych jak i prywatnych. To także narzędzie pierwszego wyboru przy przelewaniu moich pomysłów na papier-dopiero później porządkuje je w odpowiednich aplikacjach.

Zbiór kluczowych i strategicznych zapisów papierowego terminarza pod koniec każdego dnia przenoszę do aplikacji. Dzięki temu mam analogowy backup, któremu zasilanie nigdy nie padnie!

Czy Wy też używacie tych aplikacji?