Jednym z podstawowych obowiązków nałożonych przez Prawo Pracy na pracodawcę jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. Zgodnie z artykułem 149 KP, ewidencję prowadzi się w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą.
Z naszego tekstu dowiesz się zatem:
1) czym jest rejestracja czasu pracy i co wchodzi w jej zakres
2) czy i kiedy pracodawca jest zwolniony z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy
3) jak wygląda ewidencja czasu pracy w systemie pracy zadaniowej
4) jaka jest różnica między listą obecności a kartą ewidencji czasu pracy
5) jakie dokumenty są powiązane z kartą ewidencji czasu pracy
Rejestracja czasu pracy oznacza precyzyjne ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń związanych z jej wykonywaniem, tj. momentu rozpoczęcia i zakończenia pracy, czasu trwania przerwy, wyjść służbowych i delegacji, ilości przydzielonych i wykorzystanych dni wolnych, uwzględnianiu pracy w godzinach nocnych, dniach wolnych i świętach. Prawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy musi także zawierać informacje o wszystkich odstępstwach od wyznaczonego mu harmonogramu pracy pracownika, tj. spóźnień (czy do pracy, czy z przerwy), wyjściach prywatnych (wyjściach z pracy w czasie jej trwania), uzasadnionych i nieuzasadnionych nieobecnościach, a także wypracowanych godzinach nadliczbowych. Słowem, ewidencją czasu pracy możemy określić rejestr wszystkich czynności związanych z jej wykonywaniem, jakie mają wypływ na wyliczenie wysokości należnego pracownikowi wynagrodzenia i innych świadczeń oraz dodatków.
W zakres rejestracji czasu pracy wchodzą przede wszystkim:
Każdy pracodawca bez względu na ilość zatrudnionych osób musi oddzielnie ewidencjonować ich czas pracy. Nawet jeżeli przedsiębiorca ma tylko jednego pracownika, to musi dla niego prowadzić indywidualną rejestrację czasu pracy. Zgodnie z art. 149 §2 KP godzin pracy nie ewidencjonuje się jedynie w stosunku do:
Za brak prowadzenia dokumentacji pracowniczej (w tym ewidencji czasu pracy) pracodawcy grozi kara grzywny w wysokości od 1000 - 30 000zł. Ponadto prawo nakłada na przedsiębiorców obowiązek przechowywania tej dokumentacji w taki sposób, by nie została one uszkodzona lub zniszczona przez cały okres zatrudnienia pracownika a także przez 10 lat po ustaniu stosunku pracy, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek ten uległ rozwiązaniu lub wygasł chyba, że odrębne przepisy prawa stanowią inaczej.
Pracownik wykonujący pracę w systemie zadaniowym nie ma z góry narzuconego rozkładu czasu pracy. Powinien on jednak wykonywać swoje obowiązki służbowe w określonym przez pracodawcę czasie. Jego praca rozliczana jest na podstawie wykonanych zadań, a nie czasu, w jakim je wykonał. Dlatego rejestrując czas pracy takiego pracownika, pracodawca nie uwzględnia jego godzin pracy, ale ma obowiązek wprowadzania informacji dotyczących urlopów, delegacji, usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy
Lista obecności bardzo często jest traktowana przez pracodawców jako synonim karty ewidencji czasu pracy. To błąd. Jeśli pracodawca stosuje tylko listę obecności, zamiast ewidencjonowania czasu pracy, to nie dopełnia swoich obowiązków, nawet jeśli na liście obecności zapisuje takie informacje, jak godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy, czy informacje dotyczące nadgodzin i urlopów.
Lista obecności jest tylko dokumentem potwierdzającym poprzez podpis pracownika w danym dniu jego przyjście do i wyjście z pracy. Co więcej, pracodawca nie ma obowiązku jej prowadzenia. Jej odpowiednikiem są elektroniczne systemy rejestracji czasu pracy, które polegają na potwierdzaniu obecności pracownika w pracy poprzez odbicie jego identyfikatora na dedykowanym czytniku.
Karta ewidencji czasu pracy jest zaś dokumentem wymaganym przez prawo, który nie zawiera podpisu pracownika i służy do wiarygodnego i rzetelnego wyliczania czasu pracy. Jest ona własnością pracodawcy, lecz ten musi ją udostępnić pracownikowi, jeśli wystąpi on z żądaniem wglądu czy powielenia jej metodą kserograficzną, czy w formie odpisu.
Karta czasu pracy może być prowadzona w formie miesięcznej, rocznej czy obejmować cały okres rozliczeniowy. Przepisy prawa nie narzucają, jaki okres powinna ona obejmować - tę decyzję pozostawia się pracodawcy. Jednak w praktyce najczęściej spotykane jest prowadzenie miesięcznej ewidencji, gdyż dzięki temu najłatwiej ustalić przysługujące pracownikowi wynagrodzenie.
Zgodnie z Kodeksem Pracy pracodawca powinien przechowywać w dokumentacji pracowniczej takie dokumenty związane z kartą czasu pracy, jak:
Podsumowanie
Bez prowadzenia rzetelnej rejestracji i ewidencji czasu pracy niemożliwe jest rozliczenie czasu pracy pracownika a także wyliczenie należnego mu wynagrodzenia. Pracodawca zobowiązany jest przez przepisy prawa do prowadzenia kart ewidencji czasu pracy każdej zatrudnionej osoby (poza kilkoma wyjątkami), w której wykaże liczbę przepracowanych godzin, czas rozpoczęcia i zakończenia pracy w każdym dniu oraz czas i liczbę nadgodzin, spóźnień, nieobecności a także wszystkich innych zdarzeń, które mają wpływ na finalną wysokość wynagrodzenia pracownika. Brak prowadzenia ewidencji czasu pracy wiąże się z nałożeniem grzywny na pracodawcę, a jej fałszowanie może podlegać nawet karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.
Tagi: timaco
Bon energetyczny ma być plastrem na podwyżki cen gazu i prądu. "Pomoc na waciki"
1965Siemianowice Śląskie: gigantyczny pożar składowiska odpadów. Trwa akcja gaśnicza (foto, wideo)
1232Pożar w zajezdni w Bytomiu. Spłonęło 10 autobusów spalinowych (foto)
1132System kaucyjny w Polsce jednak później? Eksperci przeciwni zmianie daty
583Po wstrząsie w PGG: nie żyje trzeci górnik. Koniec akcji w kopalni Mysłowice-Wesoła
573"Uwielbiam zapach smaru". Rozmowa z Sonią Piwowar, ekspertką obróbki blach
+8 / -1Bon energetyczny ma być plastrem na podwyżki cen gazu i prądu. "Pomoc na waciki"
+4 / -1Senat również za językiem śląskim. Teraz czas na decyzję prezydenta Dudy
+3 / -0Pożar w zajezdni w Bytomiu. Spłonęło 10 autobusów spalinowych (foto)
+1 / -0Rewolucja w e-fakturowaniu znów odroczona! Obowiązkowy KSeF przesunięty na 2026 rok
+1 / -0Szybciej przez miasto. Katowice oceniają pierwsze efekty wdrożenia ITS
0Kierowcy mają powody do radości. "Kierunek zmian na pylonach może cieszyć"
0"W grupie raźniej". Koleje Śląskie polecają się na kolejny długi weekend
0Po wstrząsie w PGG: nie żyje trzeci górnik. Koniec akcji w kopalni Mysłowice-Wesoła
0Rewolucja w kilometrówce? Rząd chce włączyć elektryki i samochody hybrydowe
0