Elektroniczny obieg dokumentów w Twojej firmie – jak zacząć?

We współczesnej gospodarce cyfrowej elektroniczny obieg dokumentów staje się niezbędnym elementem biznesu. Umożliwia pracownikom nie tylko wygodniejszą pracę, ale przede wszystkim przyspieszenie procesów, podniesienie bezpieczeństwa danych i redukcję kosztów. Korzyści te są szczególnie wyraźne w sektorze handlowym. W poniższym tekście podpowiadamy, dlaczego warto zainwestować w rozwiązania EOD i jak należy przygotować firmę do ich wdrożenia. 

Na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów decydują się przedsiębiorstwa w wielu różnych sektorów, w tym w szczególności handlowego oraz e-commerce. Programy implementowane w firmach umożliwiają pracownikom sprawne realizowanie różnych procesów, w tym m.in.: ewidencjonowania czasu pracy, dystrybuowania faktur, rejestrowania i akceptowania zapytań ofertowych, monitorowania okresu ważności umów czy weryfikowania dostaw. Jakie są zalety elektronicznego obiegu dokumentów? Od czego należy zacząć proces wdrażania rozwiązania EOD, aby przyniósł on przedsiębiorstwu jak najwięcej korzyści?

​Dlaczego warto wybrać rozwiązania EOD od FlowDog?

Opracowany przez FlowDog DMS (ang. Document Management System) to zaawansowany system do zarządzania dokumentacją. Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorstwa działają szybciej, efektywniej i – co najważniejsze – z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych. 

Elektroniczny Obieg Dokumentów oparty na technologii low-code stanowi istotne narzędzie usprawniające procesy zarządzania dokumentacją w firmach. Z perspektywy klienta, korzyści płynące z wdrożenia takiego rozwiązania można podzielić na trzy kluczowe obszary: krótki czas realizacji, wysoką elastyczność oraz racjonalne koszty - mówi Dominik Dubrowski, CEO FlowDog.

FlowDog od lat wspiera procesy biznesowe w firmach o różnych profilach działalności. Korzyści wynikające z EOD są widoczne szczególnie w przedsiębiorstwach handlowych. Współczesny handel opiera się na wymianie wielu dokumentów, takich jak faktury, zamówienia, umowy czy protokoły dostaw. Wprowadzenie EOD nie tylko przyspiesza ich przetwarzanie, ale również minimalizuje ryzyko błędów i ułatwia komunikację z partnerami. Decydując się na rozwiązania EOD od FlowDog można pracować z dowolnego miejsca, swobodnie zarządzając dokumentami i zadaniami z poziomu aplikacji mobilnej. Ale to nie wszystkie korzyści, jakie wiążą się z wykorzystaniem systemu w branży handlu. 

• Podniesienie efektywności pracy: EOD umożliwia szybszy dostęp do informacji i eliminuje konieczność przeszukiwania fizycznych archiwów. Elektroniczne zamówienia umożliwiają błyskawiczne przesyłanie zapytań ofertowych do dostawców, a następnie automatyczne przetwarzanie ofert i generowanie zamówień bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. Dzięki EOD, faktury są generowane od razu po zrealizowaniu zamówienia, a następnie mogą być przesyłane bezpośrednio do klienta, co przyspiesza proces rozliczeń. Automatyczne generowanie raportów sprzedażowych, analiz finansowych czy prognoz jest nieocenione w procesie podejmowania ważnych decyzji biznesowych.

• Szybkość komunikacji: rozwiązania EOD pozwalają na błyskawiczne przesyłanie informacji pomiędzy pracownikami, niezależnie od dzielącej ich odległości. Ułatwiają też wymianę informacji z dostawcami i odbiorcami, co zwiększa efektywność negocjacji oraz skraca czas realizacji transakcji.

• Eliminacja błędów i oszczędność czasu: automatyzacja procesów związanych z dokumentami zmniejsza ryzyko popełnienia błędu przez pracownika i oszczędza czas przeznaczony na wykonywanie żmudnych, powtarzalnych zadań.

• Integracja z innymi systemami: EOD można łatwo integrować z innymi systemami informatycznymi, co umożliwia lepsze zarządzanie informacją w całej organizacji. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala m.in. na natychmiastową synchronizację z systemami magazynowymi, dzięki czemu stan magazynowy jest aktualizowany na bieżąco w oparciu o nowe zamówienia czy dostawy.

• Transparentność procesów: dzięki rozwiązaniom EOD, firmy mogą monitorować postępy w realizacji zadań, co pozwala na identyfikację i eliminację wąskich gardeł.

• Oszczędność miejsca: przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej eliminuje potrzebę posiadania dużych przestrzeni magazynowych.

• Bezpieczeństwo danych: elektroniczne kopie dokumentów można zabezpieczyć hasłami oraz kopiami zapasowymi, co minimalizuje ryzyko utraty ważnych informacji.

​Wprowadzanie rozwiązania EOD – jak zacząć? 

Bez względu na branżę, wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów to skomplikowany proces, który wymaga przemyślanej strategii i zaangażowania wszystkich pracowników firmy. Przed implementacją systemu należy wykonać analizę procesów biznesowych. Pozwoli to na ustalenie priorytetów oraz określenie efektywności dotychczasowych działań. Dzięki temu możliwe będzie rozsądne zaplanowanie całego procesu. 

Wdrażanie EOD należy prowadzić, biorąc pod uwagę nie tylko obecną sytuację organizacji, ale też przyszły rozwój firmy. Dzięki temu system będzie odpowiadał na rosnące potrzeby przedsiębiorstwa. Warto więc wybrać doświadczonego usługodawcę, który zapewnia szeroki wachlarz funkcjonalności i wysoki stopień zaawansowania systemu. Poniżej przedstawiamy poszczególne kroki, które należy podjąć, aby przygotować firmę na zmiany i zacząć współpracę z dostawcą rozwiązania EOD.

1. Wybór dostawcy

• Badanie rynku: poznaj różnych dostawców, aby dowiedzieć się, jakie oferują rozwiązania i jakie jest ich doświadczenie w branży.

• Precyzyjne określenie wymagań: sporządź szczegółową listę wymagań, która będzie podstawą do rozmów z dostawcami.

• Weryfikacja referencji: sprawdź opinie innych klientów o potencjalnych dostawcach rozwiązania EOD – to pozwoli wybrać odpowiedniego partnera.
  

2. Przygotowanie firmy na zmiany

• Analiza obecnej sytuacji: zidentyfikuj kluczowe dokumenty, które są w obiegu, procesy z nimi związane i wykorzystywane narzędzia.

• Określenie celów: zastanów się, co dokładnie chcesz osiągnąć wprowadzając system EOD (czy chodzi głównie o przyspieszenie procesów, redukcję kosztów czy zwiększenie bezpieczeństwa danych).

• Zaangażowanie pracowników: cel wdrożenia EOD należy omówić z pracownikami – wszystkie zespoły powinny być zaangażowane w przedsięwzięcie, dlatego prowadź rozmowy z pracownikami na różnych stanowiskach, aby zrozumieć ich potrzeby i obawy związane z nowym systemem.

• Szkolenia i edukacja: przygotuj szkolenia dla pracowników – edukacja jest kluczem do sukcesu przy wprowadzaniu nowych technologii.
  
  

3. Implementacja rozwiązania EOD

• Przygotowanie planu wdrożenia: razem z dostawcą stwórz harmonogram wdrożenia, określając kolejne etapy, cele i odpowiedzialności. Zdecyduj, czy potrzebujesz systemu na serwerze lokalnym, który daje Ci pełną kontrolę, czy systemu w chmurze (cloud-based DMS), utrzymywanego wyłącznie przez dostawcę.

• Testy: zanim wdrożysz system w całej firmie, przeprowadź testy w jednym lub dwóch działach – dzięki temu zidentyfikujesz ewentualne problemy i rozwiążesz je przed pełnym wdrożeniem.

• Monitorowanie: po wdrożeniu systemu monitoruj jego działanie i zbieraj informacje zwrotne od użytkowników. Zapewnij pracownikom wsparcie techniczne i merytoryczne, aby mogli efektywnie korzystać z nowego narzędzia.

EOD to dziś nie tylko trend, ale konieczność, jeżeli firmie zależy na zdobyciu przewagi konkurencyjnej. Trzeba jednak pamiętać, że wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów to nie tylko kwestia natury technologicznej, ale też organizacyjnej. Zaangażowanie pracowników, odpowiednie przygotowanie zespołów oraz skuteczna współpraca z dostawcą to klucze do sukcesu całego przedsięwzięcia.