Famur: roboty zastąpią ludzi w zakupach i wystawianiu faktur

Do końca 2024 roku co najmniej 70 proc. przychodów Grupy FAMUR ma pochodzić spoza sektora węgla energetycznego. Pierwszym etapem transformacji jest wejście w sektor fotowoltaiczny na bazie połączonych zasobów i kompetencji Projekt Solartechnik, TDJ i Grupy FAMUR. Dziś ten ostatni podmiot tworzy 58 spółek zlokalizowanych na kilku kontynentach – w Polsce, Niemczech, Rosji, Serbii, Kazachstanie, Chinach, Indiach, Indonezji i RPA – oraz 5 zakładów produkcyjnych, znajdujących się w różnych polskich miastach.

Famur stale współpracuje z dostawcami i klientami z całego świata. Zakup surowców, materiałów i komponentów dla tak dużej organizacji to olbrzymie wyzwanie pod kątem procesowym, mające znaczący wpływ na realizację jej celów biznesowych. Właśnie w tym obszarze firma postanowiła wykonać pierwszy krok cyfrowej transformacji, czyli proof of concept robotów wspierających procesy zakupowe z wykorzystaniem usługi Microsoft Power Automate.

Famur: roboty pomogą w zakupach

Cyfrową transformację zaczęto od back office, gdzie odbywają się działania często niewidoczne a kluczowe dla obsługi klienta. Okazało się, że wiele zadań administracyjno-biznesowych można nie tylko udoskonalić i ustandaryzować, ale także – ze względu na ich znaczną powtarzalność – zrobotyzować. Z myślą głównie o procesie zakupowym rozpoczęto przegląd oprogramowania, na którym warto oprzeć roboty.

- Prace nad pierwszym robotem odbywały się w warunkach lockdownu, w związku z czym cały on-boarding robota prowadzony był zdalnie, przy wykorzystaniu rozwiązań wideo i narzędzi do pracy grupowej. Zadaniem IT, poza koordynacją projektu, było również opracowanie architektury, polityk i zasad bezpieczeństwa dla powstającej w ramach projektu farmy robotów - mówi Dawid Wachowiak CIO TDJ.

- Robot został dedykowany do prac nieproduktywnych i czasochłonnych, ale niezbędnych w całym procesie. Proces ofertowania, przygotowanie zamówień zakupu (z zebranych przez siebie ofert i cenników) oraz rozliczanie faktur to zadania, jakie delegowaliśmy na robota, a on uwolnił nam czas, który efektywnie wykorzystujemy - mówi Beata Nalepa, dyrektor Zakupów i Logistyki Centralnej w Grupie FAMUR.

Procent z miliarda

- Mówiąc językiem Lean, wdrożenie pozwoliło na wzrost wartości dodanej w procesie.

Każdy pracownik zajmujący się zakupami ma do dyspozycji więcej czasu na bardziej wartościowe zadania, takie jak poszerzanie bazy dostawców, poszukiwanie alternatywnych kontrahentów czy negocjacje cen. Biorąc pod uwagę, że roczny budżet Famuru na zakupy oscyluje wokół 1 mld zł, uzyskane w efekcie takich działań korzyści nawet na poziomie 1 proc. stają się ogromną wartością - mówi Marcin Nowak, dyrektor Lean w TDJ.

Jak dodaje, rozwiązanie przyniosło zamierzony efekt, a automatyzacja wytyczyła kierunek dalszego rozwoju także w innych podmiotach w Grupie.

- Obecnie trwa ekspansja przyjętego rozwiązania – chcielibyśmy mieć roboty do obsługi zakupów we wszystkich spółkach portfelowych TDJ. Robot doceniany jest nie tylko za odciążenie części pracowników firmy, ale także za to, że nie popełnia błędów, działa systematycznie i pozwala organizacji na szybsze działanie. Daje również pewność, że zapytania ofertowe zostały wysłane do wszystkich dostawców, w efekcie czego firma ma pełen obraz rynku i może zawsze wybrać najlepszą dostępną ofertę – podkreśla Marcin Nowak.

Czy pracownicy mają powody do obaw

Sukces jednak nie byłby możliwy, gdyby nie zaangażowanie niemal wszystkich zainteresowanych kwestią robotyzacji procesu zakupowego pracowników. Normalnym zjawiskiem wobec każdej zmiany są bowiem obawy o miejsca pracy i komfort jej wykonywania. Jednak włączenie zespołów pracowników w cały proces transformacji dało im poczucie wpływu na wydarzenia i ostateczny kształt nowego narzędzia, a tym samym pozwoliło te obawy odrzucić.

- Zaangażowanie ludzi sprawia, że nie podchodzą oni sceptycznie do zmian, lecz czekają na nie z zaciekawieniem i mają poczucie udziału w kwestiach o dużym znaczeniu dla całej firmy. Nie mniej ważna jest przychylność kierownictwa i pełne zaangażowanie w realizowane projekty. Temat robotyzacji cieszy się co raz większym zainteresowaniem, wzrasta też świadomość i otwartość do działania. Jestem przekonany, że zwiększenie efektywności w procesach administracyjnych wprost przełoży się na budowanie przewagi konkurencyjnej firmy – mówi Michał Gołąbek, Dyrektor Lean z Grupy TDJ.