Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur już w przyszłym roku

Krajowy System e-Faktur (KSeF) działa od 1 stycznia 2022 r., jednak na razie korzystanie z niego nie jest jeszcze obowiązkowe dla żadnej grupy podmiotów. Obecnie obowiązuje pełna dobrowolność, a wystawienie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF jest tylko jedną z kilku możliwych form rozliczenia transakcji. W obiegu gospodarczym funkcjonują też faktury papierowe i faktury elektroniczne wystawione poza KSeF. 

KSeF na razie tylko dla chętnych

W okresie przejściowym, jaki trwa obecnie, każdy przedsiębiorca może sam zdecydować, czy chce już korzystać ze scentralizowanego systemu e-faktur, czy woli odłożyć jego wprowadzenie na później. Wymaga to uzgodnienia z kontrahentami, ale w bardzo ograniczonym zakresie. Należy wyraźnie rozróżnić samo wystawienie faktury od przekazania jej kupującemu. Wystawca faktur może sam zdecydować o korzystaniu z systemu KSeF. Może to być opłacalne choćby dlatego, że podatnikom, którzy przeniosą się do KSeF, przysługuje zwrot VAT w terminie do 40 dni zamiast standardowych 60 dni. Wystawca faktur nie musi uzgadniać takiego ruchu ze swoimi partnerami biznesowymi. 

Kupujący może natomiast nie wyrazić zgody na otrzymywanie faktur przez KSeF. Jeśli takiej zgody nie ma, strony muszą umówić się na inne rozwiązanie, na przykład dostarczanie dokumentów elektronicznie, w postaci pliku PDF, lub nawet papierowych wydruków. Przepisy nie przewidują formy, w jakiej powinna być wyrażona taka zgoda i pozostawiają to stronom do uzgodnienia.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy

Według pierwotnych założeń, korzystanie z KSeF miało stać się obowiązkowe dla przedsiębiorców już od początku 2024 r. Od kiedy KSeF będzie zatem obowiązkowy? Obecnie w przepisach pojawiają się jednak aż dwie graniczne daty. Czynni podatnicy VAT będą zobowiązani wystawiać faktury w systemie KSeF dopiero od 1 lipca 2024 r. Natomiast podatnicy zwolnieni z VAT uzyskają jeszcze dodatkowe pół roku odroczenia. Ich obowiązek korzystania z KSeF obejmie dopiero 1 stycznia 2025 r. Także do końca 2024 r. w dotychczasowej formie będzie można wystawiać paragony z NIP i faktury uproszczone.

Każdy podatnik, ale nie każda faktura KSeF

Obowiązek korzystania z KSeF, jaki zostanie nałożony na firmy odpowiednio od lipca 2024 r. i od stycznia 2025 r., będzie dotyczył faktur dokumentujących transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Natomiast faktur dokumentujących sprzedaż towarów lub usług konsumentom (B2C) ten obowiązek nie obejmie. Inny istotny wyjątek przewidziano dla biletów spełniających funkcję faktury, w tym paragonów potwierdzających uiszczenie opłaty za przejazd płatną autostradą. Te dokumenty będą wyłączone z KSeF. Wyjątki przewidziano też m.in. dla faktur RR, dokumentujących nabycie produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych, faktur od zagranicznych dostawców czy faktur dokumentujących transakcję pomiędzy wykonawcą zamówienia publicznego a instytucją zamawiającą.

Będzie obowiązek KSeF, będą też kary za brak faktury KSeF

Firma, która zlekceważy obowiązek wystawiania faktur w systemie KSeF, naraża się na kary finansowe. Projekt ustawy zakłada, że jeżeli po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF firma wystawi fakturę poza systemem KSeF albo wystawi ją w nieprawidłowym formacie, to naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć na nią karę w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a w przypadku faktur bez wykazanego podatku - karę w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze. System kar wejdzie w życie z półrocznym opóźnieniem, a więc od 1. stycznia 2025 r. 

W nadzwyczajnych sytuacjach obowiązek będzie zawieszany

Ustawodawca przewidział jeszcze jedną grupę wyjątków od zasady, że po 1 lipca faktury muszą być obowiązkowo wystawiane z wykorzystaniem systemu KSeF. Dotyczy to sytuacji, kiedy dojdzie do awarii systemu lub kiedy będą w nim wykonywane prace serwisowe. Szczegółowe zasady postępowania zależą od tego, czy wyłączenie systemu było planowane i w jaki sposób zostało zakomunikowane podatnikom. 

Specjalną procedurę będzie można zastosować także w sytuacji problemów technicznych leżących po stronie podatnika. Sprzedawca będzie wtedy mógł wystawić fakturę KSeF w innej formie. Równocześnie będzie miał obowiązek, żeby najpóźniej następnego dnia roboczego przesłać tę fakturę do KSeF. Niedopełnienie tego obowiązku może spowodować naliczenie kary w identycznej wysokości, jak kara za wystawienie dokumentu poza KSeF.