Funkcjonowanie organów spółek kapitałowych a koronawirus – zmiany wprowadzone w Tarczy 2.0 omawia prawnik

Właściwe funkcjonowanie spółek kapitałowych uzależnione jest m.in. od sprawnej komunikacji między podmiotami uczestniczącymi w procesie podejmowania decyzji. Ustawodawca zmienił dotychczasową zasadę przeprowadzania zgromadzeń zdalnych w spółkach kapitałowych, a nowe przepisy Kodeksu spółek handlowych rozstrzygają wszelkie związane z tym wątpliwości.

Zdalne posiedzenie organów kolegialnych spółki

Przed nowelizacją głosowanie nad uchwałami rady nadzorczej mogło odbywać się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumienia się na odległość, jeżeli umowa lub status spółki zawierał wyraźne postanowienie.

Po nowelizacji udział w posiedzeniu organu, jak również głosowanie możliwe jest przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki lub statut stanowi inaczej. Zdalna komunikacja musi być zatem wprost wyłączona w treści umowy lub statutu spółki. Ustawodawca w efekcie dopuścił:

• uczestnictwo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość w posiedzeniu zarządu lub rady nadzorczej, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej,

• podejmowania uchwał przez zarząd i radę nadzorczą w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej,

• udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Co istotne, ustawodawca nie zdefiniował, czym są środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Definicji możemy upatrywać w Ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Środkami komunikacji elektronicznej będą zatem rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną.

Środkami bezpośredniego porozumiewania się na odległość będą zatem telefony umożliwiające przeprowadzenie telekonferencji bądź wideokonferencji, jak również wszelkiego rodzaju rozwiązania internetowe, w tym komunikatory internetowe.

Zdalne odbywanie zgromadzeń wspólników i walnych zgromadzeń

Podobnie jak w przypadku organów stanowiących w spółkach kapitałowych, nowelizacja zakłada możliwość przeprowadzenia zgromadzenia wspólników i walnego zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej bez konieczności zmiany umowy lub statutu spółki. Udział w zgromadzeniu wspólników obejmuje w szczególności dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczącym w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogę one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia i wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

W zawiadomieniu o zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, powinno dodatkowo zamieścić się takie informacje, jak uczestnictwo w zgromadzeniu, sposób wypowiadania się w jego trakcie, sposób wykonywania prawa głosu oraz sposób wniesienia sprzeciwu od podjętej uchwały bądź uchwał. Ustawodawca, w odniesieniu do spółki akcyjnej, nie wprowadził takiego wymogu, bowiem walne zgromadzeniu zwoływane są poprzez ogłoszenia.

Ustawodawca obligatoryjnie wprowadził uchwalanie regulaminów dotyczących szczegółowych zasad udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin powinien zatem określać wymogi i ograniczenia, które są niezbędne do identyfikacji wspólników bądź akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Rada nadzorcza może podjąć uchwałę w przedmiocie zatwierdzenia regulaminu przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Mowa tu o spółkach, w których funkcjonuje rada nadzorcza. W pozostałych przypadkach przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, w przypadku gdy wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą zgodę w formie pisemnej. Powyższy tryb nie dotyczy przypadku, gdy podejmowane uchwały wymagają dla swojej ważności zaprotokołowania przez notariusza.

Kodeks spółek handlowych nie wskazuje ograniczeń co do liczby wspólników i akcjonariuszy mogących brać udział w zgromadzeniu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Mogą uczestniczyć zatem wszystkie osoby uprawione. Brak jest również przepisów mówiących o tajności głosowania podczas zgromadzenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Wydłużenie terminu do sporządzenia sprawozdań finansowych oraz przekazania informacji do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych

Tarcza Antykryzysowa 2.0 wprowadziła możliwość przesunięcia terminu sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Przesłanką takiego rozwiązania jest stan zagrożenia epidemicznego lub stan epidemii. Minister Finansów w drodze rozporządzenia może określić inny termin podjęcia przez walne zgromadzenie spółki uchwały w sprawie polityki wynagrodzeń członków zarządu i rady nadzorczej.

Dodatkowo, Tarcza Antykryzysowa 2.0 w Ustawie z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wydłużyła termin na zgłoszenie informacji do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych przez spółki wpisane do KRS przed wejściem w życie ustawy do dnia 13 lipca 2020 roku.